Qu’est-ce qui fait d’une bonne destination une destination idéale pour les événements ?

La capacité d’une ville à attirer et à retenir les professionnels des réunions et des événements dépend en grande partie de la manière dont elle répond à leurs besoins – le fait d’être agréable à vivre ne garantit pas une bonne expérience de voyage pour les groupes d’affaires. Au moment de choisir le lieu de votre prochain événement international, tenez compte de ces dix facteurs :

1. SÉCURITÉ

Vous voulez vous assurer que votre groupe peut voyager en toute confiance, en sachant qu’il se trouve dans un environnement sûr. Cela signifie des rues bien éclairées, une bonne présence policière, des transports publics fiables, des services d’urgence facilement accessibles et la proximité de commodités telles que des restaurants, des hôtels et des hôpitaux. Il est important de tenir compte à la fois de la sécurité physique et de la préparation aux situations d’urgence lors du choix d’un emplacement.

2. BUDGET

Bien que les organisateurs d’événements puissent certainement s’adapter aux contraintes budgétaires, vous obtiendrez certainement plus de valeur ajoutée dans une destination abordable.

3. INFRASTRUCTURE

La destination doit disposer des infrastructures nécessaires à l’organisation de réunions et d’événements, notamment des installations d’hébergement adéquates, des espaces événementiels multifonctionnels dotés de la technologie nécessaire, un éventail de restaurants et/ou de services de restauration adaptés aux besoins alimentaires, et des activités supplémentaires pour les conjoints ou les membres de la famille qui accompagnent les participants.

Berlin n’est qu’une ville parmi d’autres qui dispose d’une excellente infrastructure pour les réunions et les événements.

4. RESTRICTIONS DE VOYAGE

Vous devrez tenir compte des éventuelles restrictions de voyage ou des exigences en matière de visa, en particulier si votre groupe comprend des délégués de plusieurs pays.

5. FACILITÉ D’ACCÈS

Le lieu doit être facilement accessible par voie aérienne, routière et ferroviaire. Vous voulez que votre groupe apprécie autant son voyage que l’événement lui-même. Réfléchissez également à la nécessité de créer un réseau après l’événement et à l’existence de lieux appropriés à proximité.

6. MÉTÉO

Vous devez choisir une destination à la bonne période de l’année, car vous ne voulez pas que votre réunion soit perturbée par des conditions météorologiques extrêmes.

7. PERSONNEL

La disponibilité d’un personnel qualifié est essentielle, car vous souhaitez que votre groupe soit pris en charge par une équipe dévouée, capable de gérer tous les aspects de l’événement.

8. TECHNOLOGIE

Aujourd’hui, il ne s’agit pas seulement d’avoir accès au bon équipement. Vous aurez également besoin d’un réseau Wi-Fi fiable et d’autres technologies permettant aux participants de rester en contact avec d’autres personnes pendant leur absence.

9. DURABILITÉ

En choisissant des destinations qui mettent l’accent sur le développement durable, vous vous assurez que l’empreinte carbone de votre événement reste faible. Réfléchissez à vos options de voyage vers la destination choisie et renseignez-vous sur les approches durables mises en place par les lieux où vous prévoyez de vous rendre. Vous pouvez ainsi vous assurer qu’ils sont conformes aux politiques ESG de votre entreprise et que votre impact sur l’environnement est réduit au minimum.

10. DIVERTISSEMENTS

Les meilleures destinations sont celles où il y a beaucoup à faire et à voir. Ainsi, les membres de votre groupe ont la possibilité d’explorer la région et de s’amuser.

11. CULTURE

Tenez compte des aspects culturels de votre destination et évaluez leur adéquation avec les intérêts de votre événement et de votre groupe.

QUELQUES CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES POUR UNE GESTION SANS FAILLE DES ÉVÉNEMENTS…

Mandy Warwick, directrice mondiale des groupes, réunions et événements de Reed & Mackay :

1. 1. Assurez-vous de disposer de la technologie nécessaire, comme un logiciel de suivi des présences en temps réel et de programmation des événements, pour toutes les réunions et tous les événements.
   2. Assurez-vous d’avoir mis en place un plan de secours en cas d’incidents inattendus.
   3. Travaillez avec des personnes en qui vous avez confiance – elles peuvent faire la différence entre le succès et l’échec.
   4. Restez organisé et utilisez les bons outils pour faciliter la communication.

Pour en savoir plus sur les conseils et les tendances, consultez notre livre blanc sur l’industrie de l’événementiel.

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