Les acheteurs de voyages d’affaires continuent de considérer la réduction des coûts comme une priorité pour leurs programmes de voyages en 2024, comme l’a souligné le Buyer Knowledge Exchange de l’Institute of Travel Management à la fin de l’année dernière. Les discussions ont porté sur les paramètres politiques, notamment en ce qui concerne les voyages en classe affaires, ainsi que sur la nécessité d’accéder à un contenu de voyage complet.
Certains acheteurs affirment que leurs voyageurs expriment également leur frustration parce qu’ils peuvent réserver un billet moins cher en dehors de la police. Comment tirer le meilleur parti de votre budget voyages d’affaires tout en préservant la crédibilité de votre programme de voyages et où une société de gestion des voyages (TMC) peut-elle offrir des possibilités de réduction des coûts ?
1) Consulter les tarifs des hôtels moins chers et non remboursables
Outre les coûts de l’énergie et la pénurie de personnel hôtelier qui ont joué un rôle dans la flambée des prix des hôtels, en particulier dans les grandes villes, la demande de loisirs de l’année dernière a également eu un effet domino, bien que l’on s’attende maintenant à ce qu’elle se stabilise. Il peut être avantageux d’inclure les options d’hébergement dans la planification du budget à un stade précoce.
2) Choisir des fournisseurs privilégiés
Obtenir des tarifs hôteliers avantageux en étant fidèle à un groupe sélectionné de fournisseurs d’hôtels fiables.
3) Renseignez-vous à l’avance sur les conférences ou événements de grande envergure organisés dans votre pays de destination.
L’augmentation du nombre de réunions et d’événements professionnels entraîne également une augmentation de la fréquentation des hôtels, ce qui constitue une autre bonne raison de commencer à organiser les frais de voyage et les réservations le plus tôt possible.
4) Fixer des plafonds de dépenses pour les villes ou proposer des voyages en fonction de l’allocation journalière.
Fixez-les avec votre TMC et revoyez-les tous les trimestres.
5) Tirer parti de remises basées sur le volume en utilisant le pouvoir d’achat de votre organisation ou de votre TMC.
Faire appel à une TMC, qui peut comparer les volumes et les coûts afin d’obtenir des offres attrayantes pour les voyages d’affaires.
6) Réduire la fréquence des voyages d’affaires en regroupant les réunions en un seul voyage.
Utiliser l’expertise des TMC pour obtenir des réductions pour les trajets à arrêts multiples.
7) Remplacer les réunions internes par des vidéoconférences
Donnez la priorité aux réunions internes impliquant cinq participants ou moins et durant moins de 2,5 heures ; cela permettra non seulement de réduire les dépenses, mais aussi de diminuer l’empreinte carbone de votre organisation. Les conseils sur des sujets sensibles, comme les évaluations de performances ou les sessions de brainstorming, devraient idéalement être donnés en personne.
8) Programmer les déplacements de manière à éviter les périodes d’affluence, en optant pour des destinations faciles à atteindre
Promouvoir la réservation anticipée des billets d’avion, de préférence dans les 21 jours précédant le départ, car c’est à ce moment-là que les compagnies aériennes commencent à modifier leurs tarifs en fonction de la demande. Mais il peut aussi être intéressant d’attendre le moment du départ sur des itinéraires non touristiques, car des réductions – en particulier dans les classes supérieures – peuvent être accordées.
9) Si un trajet unique peut être combiné avec d’autres tâches, réfléchissez à la manière de le rendre plus productif.
Examinez tous les voyages nécessitant une nuitée – est-il possible de les minimiser dans le cadre d’une stratégie de réduction des coûts ? Quelles sont les dépenses habituelles en matière de voyages ? Permettez au voyageur de travailler en déplacement en réservant des voyages en train, avec accès au WiFi, lorsque cela est possible. Réservez également une réunion dans un lieu facilement accessible depuis tous vos bureaux, plutôt que d’utiliser les centres d’affaires traditionnels, afin de réduire les frais de déplacement.
10) Offrir des options de transport plus économiques
Concentrez-vous sur les grands voyageurs qui parcourent plus de 10 000 miles et établissez un accord de flotte qui prévoit des véhicules abordables. Pour les autres modes de transport, et pour ceux qui parcourent moins de 10 000 miles, favoriser les conditions du « tarif le plus raisonnable » au moment de la réservation. En outre, offrez des conseils et des instructions sur les méthodes de conduite permettant d’économiser du carburant, y compris l’utilisation d’applications pour une navigation efficace.
D’AUTRES FAÇONS POUR UNE CMT DE CONTRIBUER À LA RÉALISATION D’ÉCONOMIES…
AVEC HÔTELS
– Négociation d’un programme hôtelier mondial
– Accès aux tarifs négociés par TMC
– Vérificateur de taux continu
– Amélioration des chambres
– Services supplémentaires : WiFi, restauration, etc.
– Suppression des frais de séjour et d’agrément
– Arrivée anticipée et départ tardif
– Éligibilité au programme de fidélisation
AVEC LES FARES AERIENNES
– Accès à l’inventaire mondial des tarifs, y compris le NDC
– Négociation et optimisation de l’itinéraire
– Une billetterie créative pour réduire les coûts
– Contrôleur de prix en continu
– Amélioration des sièges
AVEC VOYAGE EN VOITURE OU EN TRAIN
– Réductions sur la location de voitures
– Vastes possibilités de transport terrestre
– Accès au rail pour diverses destinations
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
