Maîtriser les coûts reste un enjeu majeur pour les entreprises en 2025 selon le Buyer Knowledge Exchange de l’Institute of Travel Management. Alors que la pression budgétaire s’intensifie, les prix des compagnies aériennes et des hôtels poursuivent leur hausse. De plus, les réservations hors politique voyage continuent de peser lourd dans les budgets. Reed & Mackay a rassemblé pour vous 10 stratégies pour économiser sur vos voyages d’affaires.
Face à ce contexte, comment optimiser les déplacements professionnels sans nuire à leur efficacité ? Voici 10 leviers concrets à activer dès maintenant :
1) Réserver tôt des hôtels à tarifs réduits et non remboursables
Face à l’augmentation des tarifs hôteliers, notamment dans les grandes villes, réserver à l’avance permet d’obtenir de meilleurs prix.
Planifier en amont les déplacements permet non seulement d’optimiser les budgets, mais aussi de sécuriser les disponibilités sur les périodes de forte demande.
2) Sélectionner un nombre restreint de fournisseurs privilégiés
En consolidant les volumes auprès de quelques partenaires hôteliers, vous bénéficiez de tarifs préférentiels et d’avantages exclusifs (early check-in, late check-out, Wi-Fi offert, etc.).
3) Vérifier les événements majeurs à destination
- Conférences, salons ou événements professionnels peuvent faire flamber les prix.
- Anticipez les pics de demande en adaptant vos dates ou en réservant suffisamment tôt.
4) Définir des plafonds de dépenses par ville
Travaillez avec votre TMC pour fixer des seuils budgétaires réalistes en fonction des destinations, et mettez-les à jour régulièrement selon l’évolution des prix du marché.
5) Profiter du pouvoir de négociation de votre TMC
- Une TMC accède à des volumes d’achat importants, ce qui lui permet de négocier des tarifs avantageux auprès des compagnies aériennes, hôteliers ou loueurs.
- Ces réductions sont souvent inaccessibles en direct.
6) Réduire la fréquence des déplacements en regroupant vos réunions
Plutôt que de multiplier les voyages, combinez plusieurs rendez-vous ou objectifs sur un même déplacement. Cela limite les coûts tout en optimisant le temps passé sur le terrain.
7) Privilégier la visioconférence lorsque c’est pertinent
Pour les échanges de courte durée ou à faible enjeu stratégique, privilégiez la visioconférence. Moins de dépenses, moins d’émissions carbone, et plus de flexibilité pour les équipes.
8) Éviter les périodes de forte affluence
Encouragez les réservations anticipées, notamment pour les vols, afin de profiter de tarifs plus avantageux. Certaines liaisons non touristiques peuvent aussi offrir des opportunités de dernière minute intéressantes.
9) Optimiser chaque déplacement en combinant plusieurs objectifs
Réduisez les frais en choisissant des lieux de réunion accessibles à plusieurs collaborateurs, ou en évitant les nuitées quand ce n’est pas nécessaire.
Le train avec WiFi est souvent une option rentable et productive.
10) Encourager des alternatives de transport plus économiques
Négociez des contrats avec des loueurs ou incitez à choisir les options les plus économiques lors de la réservation.
Formez les collaborateurs à l’éco-conduite pour combiner économies et impact positif.
Pourquoi faire appel à une TMC pour aller plus loin ?
POUR LES HÔTELS
- Accès aux tarifs négociés
- Suivi des prix en temps réel
- Élimination des frais de service
- Avantages exclusifs : Wi-Fi, surclassements, flexibilité
- Accumulation de points fidélité et programme global harmonisé
AVEC LES BILLETS D’AVION
- Accès à toutes les bases tarifaires, y compris NDC
- Optimisation grâce à la billetterie intelligente et au suivi dynamique des tarifs
- Négociation de conditions spéciales selon vos lignes fréquentes
CONCERNANT LE TRAIN ET LA VOITURE
- Réductions sur la location
- Accès aux réseaux ferroviaires dans plusieurs pays
- Offres packagées pour les trajets multimodaux
Un accompagnement stratégique peut transformer votre programme voyage.
En 2025, la maîtrise des dépenses passe par une gestion rigoureuse, des outils adaptés… et le bon partenaire.
