La maîtrise des coûts demeure un défi majeur pour les entreprises en 2025 selon le Buyer Knowledge Exchange de l’Institute of Travel Management. Malgré des attentes de réduction des dépenses, les prix des compagnies aériennes et des hôtels devraient connaître une hausse modérée. Par ailleurs, la réservation hors politique voyages par les collaborateurs continue d’augmenter les coûts. Alors, comment optimiser les voyages d’affaires tout en préservant l’intégrité de votre programme ?
1) Réserver tôt des hôtels à tarifs réduits et non remboursables
Face à l’augmentation des coûts hôteliers, notamment dans les grandes villes, réserver à l’avance permet d’obtenir de meilleurs tarifs. Planifier le plus tôt possible l’hébergement dans le budget des voyages d’affaires permet de bénéficier de réductions.
2) Sélectionner des fournisseurs privilégiés
En fidélisant un nombre restreint d’hôtels partenaires, vous obtenez des tarifs préférentiels et des avantages exclusifs.
3) Vérifier les événements ou conférences majeurs dans la destination
L’augmentation des réunions et événements professionnels peut entraîner une hausse des réservations hôtelières. Organisez vos dépenses et réservations dès que possible pour éviter les hausses de prix.
4) Définir des plafonds de dépenses par ville ou indemnités journalières
Fixez des limites de dépenses en partenariat avec votre TMC, et ajustez-les chaque trimestre en fonction des conditions du marché.
5) Profiter des réductions liées aux volumes grâce au pouvoir d’achat de votre TMC
Une TMC négocie des tarifs préférentiels en utilisant ses volumes d’achats et ses relations fournisseurs pour vous offrir des offres avantageuses.
6) Réduire la fréquence des voyages en regroupant plusieurs réunions
Optimisez votre agenda en regroupant vos réunions sur un même déplacement, ce qui permet de réduire les coûts et de tirer parti des itinéraires multi-destinations avec des réductions.
7) Privilégier la visioconférence pour les réunions internes
Les réunions internes impliquant moins de cinq participants et d’une durée inférieure à 2,5 heures peuvent être réalisées en ligne. Cela permet des économies et une réduction de l’empreinte carbone. Réservez les réunions sensibles en présentiel.
8) Planifier les déplacements en évitant les périodes de forte affluence
Encouragez les réservations anticipées des billets d’avion (idéalement 21 jours avant) pour bénéficier de tarifs avantageux. Toutefois, sur certaines liaisons non touristiques, les réductions de dernière minute peuvent aussi être intéressantes.
9) Optimiser chaque déplacement en combinant plusieurs objectifs
Analyser vos trajets pour réduire votre budget notamment en évitant les voyages qui nécessite une nuitée. Privilégiez les transports comme le train avec WiFi lorsque cela est possible pour permettre aux collaborateurs de travailler en déplacement. Choisissez des lieux de réunion accessibles depuis tous les bureaux pour minimiser les frais de transport.
10) Proposer des alternatives de transport plus économiques
Pour les voyageurs fréquents, négociez un contrat de flotte pour obtenir des véhicules à moindre coût. Pour les autres, encouragez l’utilisation de l’option la plus économique lors de la réservation et conseillez l’éco-conduite.
OPTIMISEZ VOS VOYAGES D’AFFAIRES AVEC UNE TMC
AVEC LES HÔTELS
- Négociation de programmes hôteliers globaux
- Accès aux tarifs négociés
- Suivi des tarifs en temps réel
- Surclassements, Wi-Fi, et services supplémentaires
- Élimination des frais de service
- Check-in anticipé et check-out tardif
- Accumulation de points fidélité
AVEC LES BILLETS D’AVION
- Accès aux bases tarifaires mondiales, y compris NDC
- Négociation des accords tarifaires
- Optimisation des coûts grâce à la billetterie intelligente
- Surclassements et suivi des tarifs en temps réel
VOYAGE EN VOITURE OU EN TRAIN
- Réductions sur la location de véhicules
- Large choix d’options de transport terrestre
- Accès aux réseaux ferroviaires dans plusieurs destinations
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
