Hoy en día, gestionar un programa de viajes va mucho más allá de reservar vuelos y alojamiento. En 2025, cuando el bienestar de los viajeros siga siendo una prioridad absoluta -como se destaca en nuestro informe Tendencias de los viajes de negocios: Predicciones 2025 – una lista de comprobación detallada previa al viaje es clave para garantizar un viaje seguro y sin contratiempos. Lee nuestra guía actualizada para viajar sin estrés.
Pasaportes y visados
- Asegúrate de que los pasaportes son válidos al menos seis meses después de la fecha del viaje y cumplen todos los requisitos de entrada. Esto incluye también el posible historial de viajes, ya que algunos países pueden restringir la entrada basándose en viajes anteriores a lugares específicos.
- Los viajeros con doble nacionalidad deben determinar qué pasaporte ofrece mejores condiciones de visado o de entrada para su viaje.
- Confirma si se necesitan visados, incluidas las autorizaciones electrónicas de viaje (ETA) o los visados de tránsito. Muchos destinos están avanzando hacia sistemas de visados digitales racionalizados en 2025.
- Cumple la normativa del Brexit y la regla de los 90/180 días del Espacio Schengen.
Aeropuertos y vuelos
- ¿Tienes las tarjetas de embarque a mano? Anima a los viajeros a descargarlas en las carteras de los teléfonos inteligentes o, como cliente de Reed & Mackay, accede a todo rápidamente a través de nuestro móvil, si has optado por la facturación online.
- Comprueba si los viajeros tienen acceso rápido a determinadas medidas de seguridad del aeropuerto, embarque rápido y acceso a las salas VIP.
- Comprueba las políticas de equipaje de mano y equipaje facturado de cada compañía aérea, asegurándote de que están claras las tarifas y el equipaje de mano permitido. Aclara si se permite una bolsa bajo el asiento junto con el equipaje de mano.
- Reserva con antelación las comidas en los vuelos, sobre todo si hay algún requisito dietético.
- Reserva con antelación si necesitas algún tipo de asistencia en los aeropuertos de destino.
- Reconfirma los vuelos antes de los viajes de vuelta. Muchas aerolíneas envían ahora notificaciones en tiempo real sobre cambios de puerta y retrasos directamente a los dispositivos de los viajeros.
Mantente seguro en movimiento
- Averigua si los hoteles ofrecen traslados gratuitos. Si no es así, utiliza servicios autorizados de taxi o de viajes compartidos integrados en tu plataforma de viajes para disponer de opciones más seguras.
- Reserva con antelación los billetes de transporte público siempre que sea posible. En 2025, muchas ciudades ofrecen sistemas de pago sin contacto o basados en aplicaciones. Investiga la seguridad local de las rutas a pie.
- Cuando reserves una habitación de hotel, comprueba su ubicación y, para mayor seguridad, investiga las medidas de seguridad del hotel y solicita habitaciones alejadas de la planta baja.
- Utiliza lugares preaprobados para las reuniones externas. Para mayor seguridad, elige asientos que se ajusten a tus preferencias personales, como zonas alejadas de las ventanas.
- Guarda los números de los servicios de emergencia locales y asegúrate de que los viajeros tienen contactos para recibir ayuda sobre el terreno.
- Si alquilas un coche, comprueba que el viajero entiende el consumo de combustible que utiliza el coche y los lugares seguros donde parar para repostar o recargar, si alquilas un vehículo eléctrico.
- Verifica que la medicación del viajero es legal en el país de destino. Lleva una tarjeta o app médica reconocida internacionalmente para alergias y afecciones.
- Asegúrate un seguro a todo riesgo que incluya cobertura para urgencias médicas, retrasos en el viaje y catástrofes naturales. Investiga los hospitales más cercanos para mayor tranquilidad.
Conocimientos culturales
- Revisa las normas culturales sobre vestimenta y comportamiento, especialmente si visitas regiones conservadoras o zonas ecológicamente sensibles. Se fomenta el embalaje adaptable y respetuoso con el clima para las extensiones de ocio.
- Utiliza monederos digitales o tarjetas de viaje multidivisa para realizar transacciones más seguras y eficientes.
Medidas de seguridad
- Es aconsejable llevar sólo bisutería cuando viajes y dejar los objetos caros en casa. Confirma las políticas del hotel para asegurar los ordenadores portátiles u otros objetos de valor.
- ¿Puede tu empresa proporcionar formación en el país antes de la salida? Señala a tus viajeros de negocios cuáles son los protocolos en caso de que se produzcan perturbaciones masivas (sociales o medioambientales) en su destino y qué hacer si se cierra el aeropuerto.
- Aclara las políticas de deber de asistencia en los viajes mixtos de negocios y ocio. Si viajas con la familia, confirma el seguro de viaje y las actividades permitidas.
Plan B: pensar en el futuro
- ¿Cuál es el plan de reserva si no llega el equipaje? Averigua dónde pueden conseguir fácilmente los viajeros ropa para las reuniones.
- Comparte la información de contacto de la embajada o consulado del viajero, en caso de pérdida o robo del pasaporte.
- Reserva con antelación una noche adicional en su hotel. Si su vuelo se cancela y los hoteles están ocupados, puede simplificar las cosas.
¿Sabías que…?
Una empresa de gestión de viajes puede ayudarte con todo lo anterior para que puedas viajar sin estrés. Los clientes de Reed & Mackay tienen acceso 24/7 a nuestra Unidad de Gestión de Incidentes, que supervisa los incidentes a través de numerosas fuentes. Además, los clientes pueden encontrar las últimas restricciones sanitarias y de viaje de todo el mundo. Además, tienen acceso a nuestra exclusiva plataforma de riesgos de viaje, que proporciona seguimiento de los viajeros.
Póngase en contacto con nosotros
Envía un correo a hello@reedmackay.com para hablar de todas tus necesidades en materia de viajes de empresa y gestión de eventos.
