El reto:
Cuando los factores externos afectaron a los costes de los viajes corporativos, el grupo de servicios críticos para la empresa AAB, proveedor de servicios críticos para empresas, buscó una solución eficaz para reducir estos gastos.
La solución: Recurrir a una empresa de gestión de viajes que pudiera proporcionar una herramienta de reservas online para que los viajeros pudieran acceder al contenido con una visibilidad clara del ahorro de costes.
Durante los últimos años, los precios de vuelos, trenes y hoteles han fluctuado considerablemente. ¿Cómo puede una organización asegurar ahorros constantes en su presupuesto de viajes de negocios ante estos cambios?
AAB se enfrentó a este desafío durante un rápido período de expansión. Con la incorporación de nuevos miembros al equipo, la necesidad de viajes de negocios creció significativamente.
La mayoría de los viajes de la empresa son nacionales, en el Reino Unido: entre Aberdeen, Edimburgo, Glasgow, Londres y Leeds. También hay una pequeña sección de viajes al extranjero, incluyendo Irlanda. Katherine Thomson, Asistente Ejecutiva del Director General de la AAB, descubrió que el mayor problema para ajustarse al presupuesto de viajes era el precio de los hoteles en esas ciudades.
“En general, el coste de los vuelos entre Edimburgo y Londres ha disminuido ligeramente, lo que resulta más asequible. Sin embargo, el precio de los hoteles sigue siendo un desafío, a veces desmesurado.» , explica Thomson. “El año pasado, con el crecimiento rápido de la empresa, necesitaábamos una empresa de gestión de viajes que pudiera simplificar las reservas y ofrecer herramientas de informes fáciles de usar. Esto permitiría a los viajeros encontrar alojamiento al mejor precio, logrando así ahorros significativos. Esto, en última instancia, contribuiría a la reducción de costes. Eso significaba encontrar una TMC que tuviera la herramienta de reservas online adecuada para cumplir todos esos requisitos”.
LA ADOPCIÓN DE LA POLÍTICA DE VIAJES GENERA AHORROS
En mayo de 2023, tras la asociación de AAB, Thomson trabajó con el Director de Éxito de Clientes (CSM), Donald Munro, en la implantación del centro de reservas online adaptado a sus necesidades.
«Nos dimos cuenta de que los viajeros reservaban a menudo fuera de la política de viajes de la empresa. Así que queríamos mostrarles cómo y dónde deberían reservar su alojamiento para cumplirla», añade Thomson. «El portal online de Reed & Mackay demuestra, de forma muy visual, cómo pueden hacerlo.
«En la herramienta online, un mapa muestra todos los hoteles disponibles en un área específica, marcando en rojo, ámbar y verde según los costes establecidos en nuestra política de viaje», explica Thomson. «Esta herramienta ha sido invaluable para guiar a los viajeros y evitar que reserven alojamientos que excedan el presupuesto. Ahora comprueban si pueden reservar para alojarse en un determinado establecimiento, en lugar de hacerlo sin más”.
Munro y Thomson ahora trabajan en la implementación de un programa de hoteles preferentes en todos los viajes de AAB. Desde que Reed & Mackay se incorporó como TMC de AAB, ha desempeñado un papel decisivo negociando tarifas preferenciales con ciertos grupos hoteleros en nombre de AAB. ¿El siguiente paso? Sentar las bases de un programa hotelero más desarrollado. El objetivo será tener mayor capacidad para ahorrar costes en los destinos clave de los viajes de negocios de la empresa.
«En Londres, la desgravación por alojamiento es más significativa. Sin embargo, estamos colaborando con la AAB para evaluar cómo podrían implementarse reducciones de tasas en general», explica Munro.
AÑADIENDO VALOR A LOS VIAJES DE NEGOCIOS
Además de los ahorros financieros en las tarifas hoteleras, la colaboración con Reed & Mackay ha generado ahorros adicionales en otros ámbitos.
«El portal online de Reed & Mackay es realmente útil y fácil de usar», afirma Thomson. «Queríamos que nuestros viajeros reservaran su viaje directamente en una herramienta de reservas. Aquí es donde pueden ver dónde se puede ahorrar.
«Hemos tenido un 97% de adopción online, lo que es fantástico. Dar a los viajeros la responsabilidad de sus reservas de viajes también ha aportado un ahorro de tiempo considerable, una ventaja significativa para la empresa. Se pierde menos tiempo intentando encontrar el hotel adecuado, en el momento adecuado y por el precio adecuado».
Los informes mensuales y las reuniones regulares con el CSM de AAB garantizan que cualquier desviación en los costos de viaje se aborde rápidamente. «Donald nos alerta sobre cualquier problema que afecte el presupuesto, lo que hace que los informes de Reed & Mackay sean cruciales», agrega Thomson.
Racionalizar los costes con herramientas de reserva en línea, además de informes periódicos, ha permitido a AAB mantenerse dentro de su presupuesto de viajes. Además, la empresa ahora cuenta con datos sólidos sobre las reservas y patrones de viaje de los empleados, lo que facilita la planificación de presupuestos para el próximo año.
«Me gusta mucho trabajar con Reed & Mackay «, concluye Thomson. «Donald entiende nuestro negocio y constantemente nos ofrece mejoras en los ahorros y valor añadido, además de informarnos sobre las tendencias del mercado que afectan los costes de los viajes de negocios. Esto me da la confianza para compartir nuestros informes con la alta dirección, respaldando nuestras decisiones con datos sólidos».
