Podría ser el rey de los eventos. La convención lo tiene todo: mucha carga de comunicación, una materialización de la empresa y de su propósito en toda una experiencia, exposición de la estrategia, formación a los equipos, motivación y adrenalina. De ser eventos para equipos de venta, se amplían hoy a cubrir otros colectivos de la empresa, convirtiéndose en el gran momento de arranque del ejercicio. Y tienen, si cabe, más sentido aun en estos momentos en los que los equipos necesitan volver a verse y cohesionar. Seas más de los que celebran convenciones súper originales o de los que optan por hacer eventos más serios, te traemos 7 puntos fundamentales que has de seguir para conseguir que la convención se desarrolle bien y cumpla objetivos.
Entiende bien a tu público
Suena obvio (como lo es para cualquier evento), pero suele ser uno de los mayores problemas a la hora de abordar una convención. Pasa mucho tiempo en el briefing para entender quién son los asistentes, cuáles son sus gustos (para las actividades), sus problemas y retos (para aportarles valor), si se conocen bien y se aprecian (para pensar el networking y romper el hielo), si han asistido a otras convenciones (para proponerles algo diferente, idealmente mejor) y, a partir de esta información, organizar una agenda atractiva y relevante.
Además, ¡recuerda que la forma de comunicación con ellos variará mucho según la generación a la que pertenezcan! Entender bien al público también pasa por seleccionar los formatos más atractivos para conversar y hacerles llegar la información del evento.
Tematiza tu convención
La convención es uno de los eventos más importantes para la empresa y sus empleados, un momento de comunicación corporativa interna muy importante. Y para comunicar bien, definir un tema de comunicación es fundamental. Puedes, por ejemplo, hacer un paralelismo con un equipo de deporte, como con una liga de fútbol (que por supuesto ganaréis…). También tienes la opción de tematizar la convención como si estuvierais en el futuro, analizando cómo la empresa ha evolucionado (siguiendo el plan); o incluso basar el tema de la convención en una película, en un programa de televisión, etc.
¿Cómo aplicar el tema? ¡Casi en todo! En el título de la convención, en la decoración, en las charlas o ponencias, los vídeos, las actividades, quizás incluso la forma de presentar la comida, el espectáculo… Obviamente, recuerda aplicar la identidad visual de la empresa. La convención tiene que ser un evento “redondo” donde todo contribuye a reforzar el mensaje y comunicar de forma fresca.
Incluye tiempo libre
Ya no se llevan las convenciones en las que, de sol a sol (y bien entrada la noche), la gente está ocupada. El ser humano, el cuerpo, necesita descansar y quiere tener la impresión de poder controlar un poquito su agenda. Además, lo mejor de la convención no será las charlas, sino las conversaciones entre la gente, los coffees, las actividades complementarias, las comidas… donde se hace mucha más piña que en cualquier sala de reunión. Incluir actividades de teambuilding o que ayuden a los más rezagados a interactuar con el resto de participantes permitirán que en la convención también tenga cabida la diversión y la comunicación informal.
¿Y te has planteado añadir a una convención actividades que impliquen, además, una ocasión para centrarse en el bienestar de cada participante? Una nueva tendencia de los eventos corporativos es incluir momentos de meditación o clases de yoga o pilates, que demuestran el compromiso de la compañía por la salud de los asistentes.
Integra la misión de la empresa en el evento
Las convenciones, además de para reunir a los empleados y ponerles al día de la situación de la compañía, es el momento ideal para recordarles en qué se está trabajando desde la empresa. Sabes que una de las cosas que más motivan es entender que tu empresa hace cosas útiles, facilita la vida de sus clientes, ayuda a colectivos en riesgo. No dudes en incluir testimonios de clientes o de otros colectivos, historias de los propios empleados en los que expliquen su labor en la compañía y cómo contribuyen al éxito de la empresa, pero también y sobre todo a la sociedad, el planeta… ¡o simplemente los clientes! El ser humano necesita sentido.
Habla poco y varía formatos
Sentimos decírtelo: las charlas de 2 horas que consideras que van a resultar interesantísimas para los asistentes de la convención probablemente no lo sean. La falta de concentración y los tiempos de atención cortos son un problema que crece a pasos agigantados y que hará que los asistentes saquen su móvil en cualquier momento un poco aburrido. ¿La solución? ¡Vete al grano! Asegura intervenciones cortas (¡en 15 minutos se puede comunicar mucho!). Acorta los mensajes y céntralos en lo realmente esencial, que probablemente serán poco en realidad. Y si quieres comunicar unas cuantas cosas, cuéntalas en diferentes formatos: algunas en un vídeo, algunas en una entrevista por el MC, algunas por un debate, algunas en presentación clásica.
Calienta motores antes del evento
La curiosidad mató al gato, ¡pero no lo hará con los asistentes a tu convención! Si quieres que vayan con ganas de vivir la experiencia, genera expectativas entorno a ella. Utiliza teasers, envía mails con cuentas atrás o vete dejando objetos sorpresa en los despachos con pistas relacionadas con la temática del evento. Una manera de generar conversación y dar ganas de ir, pero también de hacer que la gente vaya entrando en el tema y el ambiente.
… y cuida el post evento
No cometas el error de olvidarte del evento una vez este ha terminado. Tan importante como comunicar el pre evento para generar curiosidad entorno a la convención es hacer que lo que se ha comentado en la convención se materialice después. Lo importante de la convención no es lo que se hace en ella: es lo que permite que pase DESPUÉS. Obsesiónate con lo que quieres que la gente haga cuando vuelva al despacho y busca una manera de medirlo. ¿Quieres cargar las pilas del departamento comercial y que llamen con energía a sus clientes a su vuelta? Lo podrás ver en el CRM. ¿Quieres que haya mejor colaboración entre departamentos? Define una serie de logros colaborativos que quieres que pasen en las semanas post-evento.
También asegúrate de mantener la energía y la comunicación: utilizar video resúmenes, genera un newsletter interno de recuerdo, define un timing de acciones que se han acordado en la convención y a las que das seguimiento en las semanas siguientes… Y dentro de esta comunicación post evento no dejes de aprovechar la oportunidad para saber la opinión de los asistentes sobre cómo fue la convención y cómo mejorarla de cara a los años venideros.
