Einstein decía que, si tuviese una hora para solucionar un problema, le dedicaría 55 minutos a analizar el problema y 5 minutos a buscar la solución. En esta idea radica toda la importancia del briefing. Hacerlo bien permite a la agencia entender qué es lo que se quiere conseguir, las actividades y estilo de eventos con los que la empresa se puede materializar, lo que quiere el público, lo que realmente se busca comunicar. Es una importante inversión de tiempo, pero permite hacer mejor y más rápido el resto del trabajo, alinear el equipo y hacer que trabajen de forma coherente. Si tienes dudas de cómo elaborar el briefing para tu próximo evento, te planteamos 10 preguntas a las que cualquier briefing debe contestar para resultar claro.
1.¿Por qué se hace el evento? ¿En qué situación está la empresa?
Todo evento tiene detrás un objetivo que cumplir. Por eso mismo, es importante pensar en cuáles son las prioridades del negocio y analizar la situación de mercado. Además, piensa en posibles problemas que puedas tener como marca y que te gustaría comenzar a trabajar a partir del evento. Piensa en el evento como un gran aliado que, si se desarrolla de forma estratégica y tras un amplio análisis, puede tener una repercusión muy positiva para tu marca.
2. ¿Qué se ha hecho en pasadas ediciones, y cómo han ido?
En el caso de que en años anteriores se haya celebrado el mismo evento, explica en el briefing las diferentes actividades realizadas. Además, ahonda en los puntos fuertes y débiles de las pasadas ediciones para conocer qué se debe mantener o mejorar.
3. ¿A qué público objetivo nos dirigimos?
Piensa en quién quieres que acuda a tu evento. Incluye información sobre sus hábitos de consumo, sus motivaciones o sus conductas hacia el producto o marca, sus gustos en cuanto a actividades, sus problemas o el valor que el evento les puede aportar. ¿Se te había ocurrido elaborar un buyer persona? Representa a tu público objetivo ideal de forma ficticia, poniéndole cara y añadiendo información sobre su profesión, hobbies o sus necesidades. De esta manera, ayudarás a que el organizador comprenda de forma muy clara a quién se dirige el evento. Igual de importante es pensar, además, en la relación que tienen entre ellos.
4. ¿Cuál es la finalidad del evento?
Todo evento tiene detrás una motivación: lanzamientos de productos o servicios, reposicionamiento, generación de comunidad entre los trabajadores, motivación… Por tanto, identifica de forma clara los objetivos a los que pretendes llegar con él. Te damos unos ejemplos:
- – ¿Qué producto o servicio buscamos promocionar?
Añadir contexto y datos relevantes sobre ellos ayudarán al organizador a entender el negocio y comprender las necesidades generales de la empresa, que también se verán reflejadas en el evento. En este punto, trata de añadir información acerca del posicionamiento de tu empresa, quiénes son tus competidores y las ventajas y desventajas de tu producto frente al del resto.
- – ¿Cómo debería percibir el asistente el producto o servicio presentado?
Piensa en cómo quieres que el público objetivo posicione tu marca, en cómo te gustaría que el asistente pensase, conociese y se sintiese con respecto a tu empresa.
- – ¿Qué mensajes quiero comunicar?
Ante todo, el evento es una experiencia a través de la que siempre se busca hacer llegar al menos un mensaje al asistente sobre la marca o sobre el producto. Por eso, reflexiona acerca de qué informaciones quieres hacer llegar al asistente. Lo más efectivo y sencillo es marcar un mensaje principal que comunicar y, como mucho, un par de mensajes secundarios.
- – ¿Qué relaciones quiero que la gente cree o desarrolle?
Los eventos son el lugar perfecto para hacer networking, es decir, para crear lazos de unión entre empresas del sector o con potenciales clientes. Analiza, según la tipología de asistente, qué tipo de vínculos quieres que se generen entre ellos para poder potenciarlos a través del evento.
- – ¿Qué motivación quiero desarrollar?
Uno de los objetivos que más se repiten cuando se plantea un evento es la generación de motivación, especialmente en eventos internos. Pero la motivación no es monolítica: lo que para algunos la motivación se materializa en el recuerdo de la experiencia de la empresa, para otros se percibe en sus perspectivas de futuro, sus valores, en conseguir crear un grupo humano cohesionado… Estudia cuál de todas las motivaciones que se pueden desarrollar a través del evento quieres generar para poder optimizar las actividades realizadas en él.
5. ¿Dónde se encuadra el evento con respecto a otras acciones de la empresa?
El evento es una de las tantas herramientas de comunicación o de RRHH que utilizará tu compañía, por lo que seguro que su celebración coincidirá con otras campañas paralelas. Encuadra el evento junto al resto de acciones desarrolladas por la empresa para poder obtener una visión integral de su comunicación y comprobar que se integra correctamente en estas.
6. ¿Con qué presupuesto cuento?
Sin un presupuesto, resulta extremadamente complicado hacer una propuesta de cómo podría ser el evento. Aunque aún no esté definido al 100%, trata de incluir en el briefing un dato aproximado que ayude al organizador a hacerse una idea sobre los medios económicos de los que dispondrá.
7. ¿Existen consideraciones legales, de compliance, que tener en cuenta?
Puede que, por normativa, valores de la empresa o sensibilización con determinados colectivos, la marca haya de cumplir con ciertas consideraciones legales o restricciones de autorregulación, o que ciertas actividades estén prohibidas.
8. ¿Quién será el responsable del evento por parte de la empresa y las personas a implicar?
A pesar de que la agencia se encargará de la gestión y producción del evento, siempre es necesario contar con una persona de la compañía que valide cada una de las decisiones. Incluye esta información también en el briefing para que el organizador sepa con quién deberá mantenerse en contacto.
9. ¿Qué componentes tiene que incluir el evento?
Lo mejor es que las actividades se definan como conclusión del proceso creativo, más que especificarse en el briefing. Pero, cuidado: muchos eventos tienen que incluir ciertas actividades, sea el discurso del director, o una entrega de premios. ¿Qué hay que incluir sí o sí en el evento?.
10. ¿Qué medición queremos hacer del éxito del evento? ¿qué métricas queremos seguir?
Para saber si el evento ha alcanzado los objetivos planteados, es fundamental medir los datos más importantes, que permitirán determinar hasta qué punto se puede considerar un éxito. Por tanto, definir las métricas que se desean estudiar es una tarea que debe especificarse en el briefing.
Nosotros podemos ayudarle a elaborar un buen briefing. Contacta con un meeting planner de nuestro equipo de eventos marketing.es@reedmackay.com
