Wie kann die Vorausplanung des Budgets für Geschäftsreisen dazu beitragen, dass sie im neuen Geschäftsjahr mehr erreichen?
Das neue Haushaltsjahr steht vor der Tür – und der Druck auf die Reisemanager wächst, die Ausgaben im Jahr 2024 zu kürzen, wie Business Travel News Europe berichtet.
Da die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen laut dem GBTA Business Travel Index Outlook im Jahr 2024 das Niveau von 2019 übertreffen werden, also zwei Jahre früher als prognostiziert, bleiben die Kosten ein zentrales Thema bei der Planung von Reisebudgets.
Kann eine vorausschauende Planung sowohl zu Kosteneinsparungen als auch zu einem Mehrwert führen?
Reed & Mackay stellte fest, dass die Kunden Flugreisen im Jahr 2023 im Vergleich zu 2022 zunehmend weiter im Voraus buchen. Interne Daten zeigen, dass die Zahl der Kunden, die Flugreisen mehr als 14 Tage im Voraus buchen, im Jahr 2023 im Vergleich zu 2022 um 5,9 % zunimmt und die Zahl der Buchungen von Reisen 0-2 Tage vor dem Flug um fast 5 % sinkt.
Darüber hinaus zeigen unsere neuesten Daten, die signifikante Trends bei Reisebuchungen in der Rechtsbranche aufzeigen, dass die durchschnittliche Vorlaufzeit für internationale Buchungen im dritten Quartal 2023 mit 53 Tagen den höchsten Stand erreicht hat. Diese Daten stehen im Einklang mit der Verpflichtung der Branche, Kosteneinsparungen durch Vorausplanung zu erzielen.
Finden Sie die besten Flugtarife
Die OAG rechnet mit einer „Fortsetzung des Status quo bei den Flugpreisen, mit geringen Schwankungen“. Dieser Prognose schließt sich Jo Shilling, Learning Specialist Global Fares bei Reed & Mackay, an.
„Die Flugpreise dürften sich 2024 wieder stabilisieren“, sagt Shilling. „Die Erhöhungen, die wir in diesem Jahr erlebt haben, sind auf den enormen Anstieg der Treibstoffkosten zurückzuführen. Der Anstieg der Fahrpreise zwischen 2019 und 2023 betrug 16 %, und das wird sich wahrscheinlich nicht wiederholen.
Warum sollten Travel Manager angesichts dieser positiveren Aussichten für die Flugpreise dennoch in Erwägung ziehen, ihre Geschäftsreisebudgets im Voraus zu planen? Shilling weist darauf hin, dass eine frühzeitige Buchung von Flügen für Geschäftsreisen einen Mehrwert bieten und die Effizienz des Unternehmens steigern kann.
„Die Vorausbuchungstarife der Fluggesellschaften bieten zwar nicht die gleiche Flexibilität wie die regulären Unternehmenstarife, aber sie können enorme Einsparungen ermöglichen. Und bei den meisten Fluggesellschaften kann man 11 Monate im Voraus buchen“, sagt sie. „Wenn eine Organisation also Konferenzen oder Tagungen bucht, deren Termine feststehen, ist es wirklich sinnvoll, im Voraus zu buchen. Das spart nicht nur Kosten, sondern nimmt auch die Sorge, ob man die gewünschten Flüge zur richtigen Zeit bekommt, um die Konferenzen und Tagungen im Rahmen des Budgets abzuhalten. Außerdem ist es einfacher, die bevorzugten Plätze der Reisenden zu buchen.
Darüber hinaus bedeutet eine sorgfältige Planung, dass für den Fall, dass die Reisenden Ihrer Organisation unvorhergesehen an einer Sitzung teilnehmen müssen, die eine Reise erfordert, Geld im Budget übrig sein könnte, um diese Eventualitäten abzudecken.
Shilling rät außerdem, das Budget für Geschäftsreisen im Voraus zu planen, um mehrere Meetings zu einer Reise zusammenzufassen. Der zusätzliche Nutzen? Das Sammeln von Reisen kann nicht nur die Kosten senken, sondern ist auch die nachhaltigere Art des Reisens. Und sie kann sich positiv auf das Wohlbefinden der Reisenden auswirken.
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Im vergangenen Jahr sind die Hotelpreise, insbesondere in den Großstädten, stark gestiegen. Und Hoteliers und Analysten gehen davon aus, dass die Preise für Unternehmenshotels höher sein werden als im Jahr 2023 – eine Analyse, die auch die meisten Befragten der jährlichen BTN-Hotelumfrage erwarten. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass es keine Anzeichen für eine Abschwächung der Reisenachfrage gibt, wie aus den Zahlen des Hoteldatenspezialisten STR hervorgeht.
Obwohl sich der Preisanstieg bei Hotels im Vergleich zu 2022 langsam verlangsamt, so Slavka Gindeva, Global Programme Manager, Commercial bei Reed & Mackay, stehen die Preise immer noch unter großem Druck. „Die Inflation ist ein Teil davon. Außerdem müssen die Hotels höhere Gehälter und Energiekosten zahlen, die zum Teil an die Reisenden weitergegeben werden. Außerdem sind die Zinsen hoch und die Freizeitnachfrage ist immer noch stark“, sagt sie.
„Sie werden auch von der Verfügbarkeit von Unterkünften beeinflusst. Wo normalerweise neue Hotels gebaut werden, hat dieser Trend in den letzten Jahren stagniert. Es gibt also nicht so viele Angebote. Hinzu kommt, dass einige Städte wie New York und Florenz ihre Regeln für AirBnb-Kurzaufenthalte geändert haben. Das bedeutet mehr Nachfrage nach Hotels auf dem Freizeitmarkt.
Alles gute Gründe für Reiseveranstalter, mit der Planung und Buchung der von ihren Reisenden benötigten Unterkünfte für 2024 zu beginnen. Es besteht auch eine bessere Chance, Firmentarife zu erhalten, als zu warten, bis die Buchung näher am Reisedatum erfolgt.
Nachfrage nach Unterkünften
„Bis COVID-19 waren die meisten Firmenraten mit Hotels LRA. Das bedeutet, dass die Hotels bis zum Verkauf des letzten Zimmers verpflichtet waren, dem Kunden ein Zimmer zum vereinbarten Firmentarif zur Verfügung zu stellen. Das bieten jetzt weniger Hotels an“, erklärt Gindeva.
„Jedes Hotel hat sein eigenes Revenue-Management-System, das von hochentwickelten KI-Systemen gesteuert wird. Die Entscheidungen über die Preise sind also datengesteuert. Wenn ein Hotel ein bestimmtes Belegungsniveau erreicht, können die Systeme die Verfügbarkeit schließen und es ist schwieriger, Firmenraten zu bekommen. Wir empfehlen, mindestens ein paar Wochen vor einer Geschäftsreise zu buchen, um das Risiko der Nichtverfügbarkeit zu vermeiden.“
Die Nachfrage nach Wohnraum wird auch von mehreren anderen Faktoren beeinflusst. Da für die Veranstaltungsbranche bis 2028 ein erhebliches Wachstum erwartet wird, wird die Nachfrage nach Hotels hoch sein. Ein weiterer legitimer Grund also, vorausschauend zu planen und die besten Tarife für Ihre Organisation zu finden.
Außerdem finden in Städten auf der ganzen Welt Großveranstaltungen statt, die bei der Planung des Budgets für Geschäftsreisen berücksichtigt werden müssen. Diese treiben zwangsläufig die Hotelpreise und die Verfügbarkeit in die Höhe. Im Hinblick auf die Olympischen Spiele 2024 in Paris rät Gindeva zum Beispiel, Geschäftsreisen zu vermeiden, die im Juli und August eine Unterkunft in der französischen Hauptstadt erfordern. Wenn Sie unbedingt hinmüssen, sollten Sie eine Unterkunft außerhalb der Stadt in Betracht ziehen – aber buchen Sie jetzt.
Und da es keine Anzeichen für eine Verlangsamung der Freizeitreisen gibt, steigt auch die Nachfrage nach Hotelzimmern. Außerdem ist das hybride Arbeiten in vielen Unternehmen weit verbreitet. Dadurch steigt der Bedarf an externen Treffen, um die Belegschaften zusammenzubringen. Im Allgemeinen sind die Dienstage und die Mittwoche, an denen man von zu Hause aus arbeitet und die in der Nähe des Wochenendes liegen, nach wie vor die Hauptzeiten für Hotelbuchungen. Das gilt sowohl für die Unterkunft als auch für den Tagungsraum. Es lohnt sich also, außerhalb dieser Tage zu buchen, um einen Mehrwert zu erhalten.
„Wenn Unternehmen die Reisen ihrer Mitarbeiter weiter im Voraus planen können, sollten sie dies tun“, rät Gindeva. „Das ist der beste Weg, um Firmenpreise zu bekommen, die Ihrem Budget entsprechen.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Reise- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
