Planera den bästa sommarfesten

Ingen fara – även om gästerna gör festen finns det mycket du kan göra för att skapa rätt förutsättningar. Här kommer några av våra bästa tips som hjälper dig att leverera sommarens höjdpunkt!

Så planerar du den perfekta sommarfesten – här är våra bästa råd!

VÄLJ RÄTT PLATS

Att hitta den perfekta platsen för eventet kan vara en utmaning. Den ska passa både syftet och antalet gäster – och samtidigt får man inte glömma alla små detaljer som lätt faller mellan stolarna.

Ska festen hållas utomhus? Då bör du ha en plan B. Vad gör ni om vädret plötsligt vänder? Finns det tillräckligt med sittplatser, skugga under riktigt varma dagar och skydd om det blåser upp ordentligt?

Glöm inte att säkerställa god tillgänglighet: finns det ramper, hissar och anpassade toaletter på plats? Och hur ser säkerheten ut? En tydlig och lättillgänglig utrymningsplan är ett måste – oavsett typ av evenemang.

VILKA KOMMER?

En sommarfest kan betyda olika saker för olika deltagare. Börja därför planeringen med att lära känna målgruppen lite bättre. Vad har medarbetarna för förväntningar? Vad uppskattar de? Hur ser företagets kultur ut – och vad vill ni att festen ska förmedla?

Titta gärna tillbaka på tidigare sommarfester:
Vad fungerade bra? Vad kunde ha gjorts annorlunda?
Ta in feedback från kollegor innan du sätter planen, så får du en stabil grund att bygga vidare på.

TEAMBUILDING ELLER LIVEUNDERHÅLLNING?

En riktigt minnesvärd sommarfest skapas genom att engagera och överraska deltagarna. Liveband, DJ:s, magiker, inspirerande talare eller andra typer av artister kan höja stämningen rejält.

Teambuildingaktiviteter är ofta både uppskattade och roliga – och kan stärka sammanhållningen på köpet.

Vi samarbetar med flera partners som erbjuder aktiviteter som exempelvis:

• Matlagningskurs
• Escape room
• Skattjakt
• Minglegame
• Olympic Games
  
  

ENERGI – BÅDE INNAN OCH EFTER FESTEN

Skapa en agenda som gör att deltagarna kommer till festen med energi och går därifrån med samma känsla.

Tänk igenom följande:

• När börjar eventet? Behöver deltagare boende kvällen innan?
• Lämna gärna delar av dagen fria från aktiviteter för att skapa utrymme för spontant umgänge.
• Vid större event – skapa lugna områden för återhämtning och planera in pauser.
• Erbjud hälsosam mat och fika.
• Utvärdera eventet efteråt för att samla värdefull feedback.
  
  
  

MAT OCH DRYCK

Anpassa mat och dryck efter syftet med eventet.
Olika matstationer eller food trucks skapar naturliga mingelytor och kan samtidigt minska matsvinnet. Fråga gärna leverantören om de arbetar med lokala råvaror.

Vid mindre grupper kan avsmakningsmenyer – både för mat och vin – vara ett trevligt inslag. Alternativt kan deltagarna själva få laga mat tillsammans med en kock för en mer interaktiv upplevelse.

INKLUDERA ALLA

Skapa en liten planeringsgrupp med medarbetare från olika avdelningar, roller och bakgrunder. Det breddar perspektivet och bidrar till att alla känner sig representerade.

Säkerställ även att dryckesutbudet är inkluderande – exempelvis alkoholfria alternativ, vatten, läsk och juice.

BYT MILJÖ

Om kontoret ligger i en stadskärna kan ett miljöombyte göra underverk för kreativiteten. Väljer ni en mer lantlig location, se till att platsen har goda transportförbindelser eller erbjuder gratis parkering.

Uppmuntra gärna samåkning för att minska CO₂‑utsläppen och stärka hållbarhetsprofilen.

KOMMUNICERA LÖPANDE

Skapa engagemang redan från inbjudan och hela vägen fram till eventdagen.
Dela information om agenda, klädkod och vanliga frågor. En dedikerad webbplats, registreringssida eller eventapp gör det enkelt att kommunicera och bygger upp förväntan, gemenskap och trygghet.

GE TID FÖR NÄTVERKANDE

När många organisationer arbetar hybrid är det extra viktigt att skapa tid för relationsbyggande. Se till att agendan innehåller tillräckligt med tid för att umgås, prata och bara vara tillsammans.

TEMA?

Ett tema kan göra sommarfesten extra minnesvärd – exempelvis Charter, Festival eller Hawaii. Låt temat genomsyra allt: dekorationer, mat & dryck, aktiviteter och branding.

Vill ni ta det ett steg längre kan ni även ordna temapresenter, överraskningar eller inslag som blir snackisar – som ett känt band, fyrverkerier, en flashmob eller en hemlig gästtalare.

MINNEN FÖR LIVET

Sommarfesten är ett perfekt tillfälle att fånga företagets kultur på bild och film. Använd materialet för employer branding – både internt och externt. En professionell fotograf eller videograf gör stor skillnad och hjälper er skapa innehåll som håller över tid.

VI HJÄLPER DIG MED HELA PLANERINGEN

Hos oss på Reed & Mackay får du en dedikerad projektledare som stöttar dig genom hela processen – från val av lokal, underhållning och catering till leverantörsförhandlingar, projektledning och uppföljning med budgetrapportering.