Söker du en affärsresebyrå som kan hantera era företagsresor?
Ta del av våra bästa tips för att upphandla resetjänster:
- Planera hela processen noggrant
Om ni redan har ett avtal med en affärsresebyrå, kontrollera när det löper ut och utgå från det datumet. Bedöm hur mycket tid du själv behöver avsätta för projektet och vilka andra inom företaget som behöver involveras – ledningen, resenärer, resebokare samt representanter från HR, riskhantering, hållbarhet och ekonomi. Säkerställ deras tillgänglighet. - Var tydlig med vad ni vill uppnå
Kartlägg vilka utmaningar ni har med er nuvarande lösning och tillsammans med alla intressenter, identifiera vad som är viktigast att lösa med upphandlingen. Olika kollegor och avdelningar kan ha olika mål, så det är viktigt att enas om en gemensam vision och använda den som riktlinje. - Dela med er av detaljerad information
Samla in så mycket information som möjligt om ert nuvarande reseprogram och affärsresebyrå innan ni skickar ut upphandlingen. Viktiga punkter att beskriva är bland annat:- Vad som fungerar och inte fungerar i det nuvarande reseprogrammet, samt era främsta prioriteringar.
- Hur er nuvarande affärsresebyrå hanterar ert konto
- Er rese- och utläggspolicy
- Detaljer om resevolymer och antal transaktioner för alla relevanta marknader (tex. antal flygresor inrikes och utrikes, tågresor, antal hotellnätter och hyra av bil)
- Användandet av online-verktyg och eventuella önskemål kring dessa
- System som kräver integration, exempelvis för utläggshantering eller HR-flöden
Var generös med denna information då den ger potentiella affärsresebyråer en bättre förståelse för er organisation, era behov och om de är rätt partner för er.
- Välj ut vilka som ska bjudas in
Ju fler affärsresebyråer ni bjuder in, desto fler svar måste granskas och desto längre tid tar processen. Bjuder ni in fem eller färre byråer kan ni granska flera olika leverantörer samtidigt som arbetsbördan är hanterbar. Leta efter byråer med tydliga erbjudanden som matchar er verksamhet och era kort- och långsiktiga mål. Branschguider och branschorganisationer kan vara bra källor för att skapa en lista över tänkbara affärsresebyråer. - Ställ rätt frågor för att få rätt svar
Även om ert företag har en mall för upphandlingar, är affärsresor komplexa och kräver skräddarsydda frågor. Undvik att använda en gammal mall som inte reflekterar dagens behov eller förändrade förutsättningar.
Fokusera på frågor som rör era viktigaste prioriteringar och krav. Ett frågeformulär med 30–60 frågor bör vara tillräckligt. Kom ihåg att ju fler frågor du ställer, desto mer material måste du granska och jämföra. Formulera frågorna så att de visar den mest relevanta informationen. Om möjligt, använd öppna och strategiska frågor för att uppmuntra skräddarsydda svar och för att få insikt i hur leverantören planerar att hantera partnerskapet.
Fråga också om affärsresebyråns företagskultur och värderingar för att bedöma om ni är en bra match och hur samarbetet kan se ut. - Jämför priser på ett rättvist sätt
Använd alltid en prismall för att underlätta prisjämförelser. En välstrukturerad mall uppmuntrar affärsresebyråerna att vara tydliga med sina erbjudanden, vilket gör granskningen enklare och möjliggör en jämförelse av erbjudandena sida vid sida. - Ge rimliga tidsramar för svar
Upphandlingar är komplexa av naturen, och affärsresebyråerna behöver tid för interna möten och att ta fram den bästa lösningen, särskilt vid större eller internationella anbud. Tre till fyra veckor är en rimlig tid för att lämna ett genomarbetat anbud. För att få de bästa förslagen bör ni undvika att sätta för snäva tidsramar. Ge också affärsresebyråerna en möjlighet att ställa förtydligande frågor och planera in tid för att besvara dessa. - Granska svaren och fastställ nästa steg
När svaren har kommit in, ge dig själv och viktiga intressenter tillräckligt med tid för att noggrant granska anbuden. Beroende på antalet inbjudna byråer och frågornas omfattning kan det ta flera veckor att bedöma, jämföra och poängsätta anbuden korrekt.
