Le défi : Un observatoire multinational distribué, dont la mission est de construire et d’exploiter des télescopes qui transforment notre compréhension de l’univers, avait besoin d’une TMC ayant une portée véritablement mondiale pour la gestion de ses voyages. Le projet international de l’observatoire avançant à grands pas, il lui fallait un système de gestion des voyages avancé, à la hauteur de sa position à la pointe de la science.
La solution : Travailler en partenariat avec Reed & Mackay pour rationaliser la gestion des voyages d’affaires et mettre en place une politique de voyage globale qui permette d’atteindre les objectifs de l’observatoire.
L’Observatoire SKA (SKAO), client de Reed & Mackay, est une installation de big data de nouvelle génération axée sur la radioastronomie qui promet d’avoir un impact positif majeur sur la société, dans le domaine de la science et au-delà. Le SKAO opère à partir de trois sites principaux : son siège mondial au Royaume-Uni et les deux pays hôtes du télescope, l’Australie et l’Afrique du Sud.
Les principales destinations de voyage du SKAO sont ses bureaux de Manchester (Royaume-Uni), du Cap (Afrique du Sud) et de Perth (Australie). Cependant, ses employés se déplacent aussi fréquemment vers de nombreux sites qui sont membres de l’Observatoire et qui contribuent à la construction du télescope.
« Nous visitons également d’autres observatoires et institutions partenaires et participons à de nombreuses conférences à travers le monde », explique Karen Evans, Travel Support Manager du SKAO. « Nous gérons environ 200 voyageurs, dont certains voyageront régulièrement, en particulier les équipes de direction, de science et de construction. Et nous nous attendons à ce que ces chiffres augmentent au cours des 18 prochains mois, à mesure que le projet progresse et que les équipes s’étoffent en Australie et en Afrique du Sud. »
UN SOUTIEN COMPLET À LA GESTION DES VOYAGES
Le SKAO a travaillé sporadiquement avec Reed & Mackay au cours des huit dernières années pour la gestion de ses voyages. Puis, lorsque Mme Evans a rejoint l’organisation au début de l’année 2023, elle a commencé à travailler plus étroitement avec Donald Munro, responsable de la réussite des clients chez Reed & Mackay, afin de se concentrer sur la mise en œuvre d’une politique de voyage globale sur tous les sites du SKAO.
Chacune des équipes du SKAO a des besoins différents en matière de voyage et, ayant la responsabilité de superviser l’ensemble du programme de voyage de l’Observatoire, y compris la gestion des coûts, le suivi des voyageurs, le devoir de diligence, la durabilité, la facturation et l’adhésion à la politique de voyage, Evans avait besoin d’une TMC capable de conseiller et de soutenir de manière cohérente l’ensemble du spectre de la gestion des voyages grâce à ses produits et services.
« Avant que je ne rejoigne le SKAO, les voyages d’affaires étaient réservés hors ligne et il y avait beaucoup d’auto-réservations », explique M. Evans. « Au cours des derniers mois, nous avons donc introduit l’outil de réservation en ligne de Reed & Mackay, R&M/Book, pour les sites du Royaume-Uni et de l’Australie, afin de faciliter et d’améliorer la visibilité du parcours du client.
Evans souligne que la fonction de suivi des voyageurs du R&M/Portal est également idéale pour l’organisation. Il est particulièrement utile lorsque des mises à jour hebdomadaires doivent être envoyées à l’Australie et à l’Afrique du Sud sur les nouvelles arrivées de visiteurs sur les sites des télescopes.
« Néanmoins, je ne me passerais pas du service personnalisé hors ligne que nous recevons également de Reed & Mackay », ajoute M. Evans. « Nous aurons toujours besoin d’un soutien hors ligne de la part de notre TMC. Je pense qu’il est essentiel de pouvoir compter sur l’expertise de bons consultants en gestion des voyages. Cela a été prouvé à plusieurs reprises.
« Il est primordial d’avoir confiance en son TMC et il est important d’avoir une bonne relation de travail avec son équipe opérationnelle et son gestionnaire de compte, ce qui est le cas pour nous.
MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE MONDIALE EN MATIÈRE DE VOYAGES
En tant qu’organisation intergouvernementale, les coûts sont extrêmement importants pour le SKAO. « Nous sommes une organisation à but non lucratif financée par le contribuable et nous devons gérer nos budgets de manière efficace. Cela signifie qu’il faut créer une politique de voyage globale à laquelle tout le monde doit adhérer et adopter de meilleurs comportements d’achat. Nous avons déjà mis l’accent sur ce point cette année », explique M. Evans.
« De plus, le SKAO s’est engagé à intégrer des pratiques de voyage durables, en accord avec les valeurs de l’Observatoire », ajoute M. Evans.
« Reed & Mackay a présenté sa boîte à outils améliorée sur le développement durable qui présente des données granulaires sur le CO2 pour les transports aériens et ferroviaires, la location de voitures et les hôtels dans R&M/Book, ce qui nous permet de faire des choix plus durables. Le plus grand défi et la priorité absolue seront de sensibiliser nos voyageurs aux raisons de cette importance. Il faut voyager de manière responsable et je me réjouis de la technologie offerte par Reed & Mackay pour nous aider à atteindre cet objectif ».
PROCHAINES ÉTAPES
À l’approche de 2024, Reed & Mackay continuera à soutenir Evans et l’équipe dans le cadre de la mise en œuvre de la politique mondiale de voyage du SKAO dans l’ensemble de l’Observatoire. « Nous avons encore beaucoup de travail à faire car il y a tant de choses sur lesquelles nous devons nous concentrer – économies, durabilité, rapports – mais je suis sûr qu’avec le soutien de Reed & Mackay, nous serons en mesure d’atteindre tous ces objectifs », déclare M. Evans.
« Bien que mes collègues et moi-même disposions d’une vaste connaissance des voyages et de la capacité de réserver en ligne, une grande partie de nos voyages continue de devoir être réservée hors ligne. Nous devons donc avoir confiance dans l’équipe de TMC qui s’occupe de nous. C’est certainement le cas avec Reed & Mackay, avec qui nous avons établi une excellente relation de travail.
Envoyez un courriel à hello@reedandmackay.com pour discuter de tous vos besoins en matière de gestion de réunions et d’événements.
