Die Herausforderung: Ein multinationales, verteiltes Observatorium mit der Aufgabe, Teleskope zu bauen und zu betreiben, die unser Verständnis des Universums verändern, benötigte für sein Reisemanagement ein TMC mit wirklich globaler Reichweite. Da das internationale Projekt des Observatoriums rasant voranschreitet, benötigte es ein fortschrittliches Reisemanagementsystem, das seiner Position auf dem neuesten Stand der Wissenschaft gerecht wird.
Die Lösung: Zusammenarbeit mit Reed & Mackay, um das Geschäftsreisemanagement zu rationalisieren und eine globale Reiserichtlinie einzuführen, die zur Erreichung der Ziele der Sternwarte beiträgt.
Das SKA-Observatorium (SKAO), ein Kunde von Reed & Mackay, ist eine auf Radioastronomie basierende Big-Data-Anlage der nächsten Generation, die erhebliche positive Auswirkungen auf die Gesellschaft, die Wissenschaft und darüber hinaus zu haben verspricht. Das SKAO wird von drei Hauptstandorten aus betrieben: dem globalen Hauptsitz im Vereinigten Königreich sowie den beiden Gastländern des Teleskops, Australien und Südafrika.
Die wichtigsten Reiseziele der SKAO sind die Büros in Manchester, Großbritannien, Kapstadt, Südafrika und Perth, Australien. Ihre Mitarbeiter reisen jedoch auch häufig zu mehreren Standorten, die Mitglieder der Sternwarte sind und zum Bau von Teleskopen beitragen.
„Wir besuchen auch andere Observatorien und Partnereinrichtungen und nehmen an vielen Konferenzen auf der ganzen Welt teil“, erklärt Karen Evans, SKAO Travel Support Manager. „Wir verwalten etwa 200 Reisende, von denen einige regelmäßig reisen werden – insbesondere die Teams für Führung, Wissenschaft und Bau. Wir gehen davon aus, dass diese Zahl in den nächsten 18 Monaten steigen wird, wenn das Projekt voranschreitet und die Teams in Australien und Südafrika weiter aufgestockt werden“.
UMFASSENDE UNTERSTÜTZUNG BEIM REISEMANAGEMENT
Die SKAO hatte in den letzten acht Jahren sporadisch mit Reed & Mackay für ihr Reisemanagement zusammengearbeitet. Als Evans dann Anfang 2023 in die Organisation eintrat, begann sie, enger mit dem Reed & Mackay Client Success Manager Donald Munro zusammenzuarbeiten, um sich auf die Umsetzung einer globalen Reiserichtlinie für alle SKAO-Standorte zu konzentrieren.
Jedes der SKAO-Teams hat unterschiedliche Reiseanforderungen, und da Evans für die Überwachung des gesamten Reiseprogramms des Observatoriums verantwortlich ist, einschließlich der Verwaltung von Kosten, der Nachverfolgung von Reisenden, der Sorgfaltspflicht, der Nachhaltigkeit, der Rechnungsstellung und der Einhaltung von Reiserichtlinien, benötigte er ein TMC, das das gesamte Spektrum des Reisemanagements mit seinen Produkten und Dienstleistungen konsistent beraten und unterstützen kann.
„Bevor ich zur SKAO kam, wurden Geschäftsreisen offline gebucht, und es gab viele Selbstbuchungen“, sagt Evans. „Deshalb haben wir in den letzten Monaten das von Reed & Mackay entwickelte Online-Buchungstool R&M/Book für die Websites in Großbritannien und Australien eingeführt, um die Kundenreise zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.“
Evans hebt hervor, dass die Funktion zur Verfolgung von Reisenden in R&M/Portal ebenfalls ideal für die Organisation ist. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn wöchentliche Updates über neue Besucher an den Teleskopstandorten nach Australien und Südafrika geschickt werden müssen.
„Dennoch würde ich den persönlichen Offline-Service, den wir von Reed & Mackay erhalten, nicht missen wollen“, fügt Evans hinzu. „Wir werden immer eine großartige Offline-Unterstützung durch unser TMC benötigen. Ich bin der Meinung, dass das Fachwissen eines guten Reiseberaters unerlässlich ist. Das wurde bereits mehrfach bewiesen.
„Vertrauen in den TMC ist das A und O, und es ist wichtig, eine gute Arbeitsbeziehung mit dem Betriebsteam und dem Kundenbetreuer zu haben – was wir haben.“
UMSETZUNG DER GLOBALEN REISERICHTLINIE
Als zwischenstaatliche Organisation sind die Kosten für die SKAO von enormer Bedeutung. „Wir sind nicht gewinnorientiert und werden vom Steuerzahler finanziert und müssen unsere Budgets effektiv verwalten. Das bedeutet, dass wir eine globale Reiserichtlinie aufstellen müssen, an die sich jeder halten muss, und dass wir ein besseres Kaufverhalten an den Tag legen müssen. Dies war bereits in diesem Jahr ein Schwerpunkt“, sagt Evans.
„Darüber hinaus hat sich das SKAO verpflichtet, nachhaltige Reisepraktiken in Übereinstimmung mit den Werten des Observatoriums einzuführen“, fügt Evans hinzu.
„Reed & Mackay demonstrierte sein verbessertes Nachhaltigkeits-Toolkit, das detaillierte CO2-Daten für Flug, Bahn, Mietwagen und Hotel in R&M/Book präsentiert und uns in die Lage versetzt, nachhaltigere Entscheidungen zu treffen. Die größte Herausforderung und oberste Priorität ist die Sensibilisierung unserer Reisenden für die Bedeutung des Themas. Verantwortungsbewusstes Reisen muss möglich sein, und ich bin begeistert von der Technologie, die Reed & Mackay anbietet, um uns bei der Erreichung dieses Ziels zu unterstützen.
NÄCHSTE SCHRITTE
Mit Blick auf das Jahr 2024 wird Reed & Mackay Evans und das Team weiterhin bei der Umsetzung der globalen Reiserichtlinie des SKAO im gesamten Observatorium unterstützen. „Wir haben noch viel Arbeit vor uns, denn es gibt so viele Dinge, auf die wir uns konzentrieren müssen – Kosteneinsparungen, Nachhaltigkeit, Berichterstattung – aber ich bin sicher, dass wir mit der Unterstützung von Reed & Mackay in der Lage sein werden, all das zu erreichen“, sagt Evans.
„Ich und meine Kollegen verfügen zwar über ein umfangreiches Reisewissen und die Möglichkeit, online zu buchen, aber ein Großteil unserer Reisen muss weiterhin offline gebucht werden. Wir müssen daher Vertrauen in das TMC-Team haben, das uns betreut. Das haben wir mit Reed & Mackay auf jeden Fall, und wir haben eine großartige Arbeitsbeziehung zueinander aufgebaut.“
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