A 100 días de los Juegos Olímpicos de París 2024, la gestión de los viajes deportivos de los equipos participantes está muy avanzada.
Como empresa global de viajes corporativos y gestión de eventos, Reed & Mackay organiza los viajes del Equipo Olímpico Australiano. Organizó con éxito los viajes del equipo tanto para los Juegos Olímpicos de Río 2016 como para los de Tokio 2020.
La gestora de viajes para eventos de Reed & Mackay, Hannah Schenk, nos habla de la gestión de viajes corporativos para un equipo deportivo de élite, mientras se preparan para llevar al Equipo Olímpico Australiano a los Juegos Olímpicos de París 2024.
Gestión de múltiples cambios de vuelo
«Antes de los Juegos, el Comité Olímpico Australiano (COA) visita el destino anfitrión. Facilitamos estos viajes en diciembre y enero y tenemos otro próximamente. Y no se trata sólo de los vuelos a París; también hay que tener en cuenta sus desplazamientos a subsedes de toda Francia.
«Cuando estudiamos los viajes para los propios Juegos, analizamos la mejor manera de que viaje un equipo deportivo. Es un acontecimiento a tan gran escala que, por su naturaleza, tendrá muchos cambios en las reservas de vuelos. Siempre buscamos las mejores soluciones de viaje para el cliente basándonos en una serie de cambios anticipados.
«Por ejemplo, habrá un cambio en los vuelos si un atleta no se clasifica para la siguiente ronda de competición. En este momento, no sabemos quiénes son los clasificados. Por eso es fundamental que negociemos con las compañías aéreas unas condiciones flexibles en materia de denominación y emisión de billetes. Tener buenas relaciones con nuestros proveedores nos permite hacerlo.
«Eso va desde trabajar con la aerolínea patrocinadora del Equipo Olímpico Australiano, Qantas, hasta negociar con otras aerolíneas. Al salir de viaje, los atletas acudirán primero a campos de entrenamiento previo en varios destinos de Europa. Por tanto, la gestión de los viajes también debe tenerlo en cuenta: esto requerirá un viaje interno de vuelta a Francia a tiempo para los Juegos.
«Además, todos los vuelos de vuelta de los atletas serán diferentes en función de las fechas de finalización de sus competiciones. También estamos planificando un vuelo chárter después de la ceremonia de clausura, que debe estar completamente reservado. Sin embargo, dado que aún no conocemos a todos los calificados, esta reserva se realizará mucho más cerca de la fecha de salida.
«Además, habrá otros vuelos de grupo que reservar. Hay 57 equipos diferentes para los que gestionar los viajes, así que estar al tanto de los plazos de emisión de billetes de avión es crucial».
Gestión de requisitos complejos de equipaje
«Obviamente, con los equipos deportivos, no se trata sólo de que un individuo viaje con una maleta. Los preparativos del viaje son más complejos. Hay que tener en cuenta la logística de la gestión del equipaje extra y del material deportivo.
«Por ejemplo, los atletas necesitan sus jabalinas, los piragüistas sus canoas, los surfistas sus tablas de surf. Todo este material requiere un papeleo específico, asistencia logística de las compañías aéreas y una recogida sin problemas en el lugar de destino. Si hay retrasos de unos días, se alterarán los horarios de entrenamiento. Sugerimos utilizar air tags para ayudar a seguir y gestionar la situación.
«Además, estamos trabajando con el aeropuerto Charles de Gaulle de París para asegurarnos de que tenemos un contacto específico con el departamento de gestión de equipajes del aeropuerto. Estaré on site en París para abordar cualquier desafío que surja. También tendremos a alguien en la zona horaria de Australia haciendo lo mismo. De este modo, tendremos cobertura las 24 horas del día para todos los viajes del Equipo Olímpico Australiano.
«Gestionar los viajes de un equipo deportivo de élite implica encontrar las soluciones óptimas en un entorno de viaje en constante evolución. Pueden surgir nuevas rutas aéreas que se ajusten mejor a las necesidades del equipo, incluso después de realizar las reservas iniciales, por lo que nos adaptamos a estas circunstancias. Nuestro trabajo consiste en facilitar la transición a estos deportistas.
«Mientras nosotros nos encargamos de los vuelos, hay otros miembros del equipo que gestionan todos los demás aspectos, como el alojamiento y la logística de transporte de mercancías. Además, hemos implementado una nueva tecnología para los Juegos Olímpicos de este año; nuestro sistema está sincronizado con el planificador de los Juegos para que podamos actualizar los cambios a medida que se produzcan.»
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