El briefing de un evento es un documento detallado que proporciona un resumen detallado de todos los aspectos importantes del evento, desde la logística hasta el presupuesto. Con tanto que cubrir, ¿cuáles son las preguntas clave a incluir en tu briefing??
Este documento garantiza que todos los involucrados en el proceso de planificación del evento estén alineados. Agencia, venue, servicios de catering, transporte y entretenimiento: todos deben estar en la misma sintonía.
Esto garantiza que todo el mundo comprenda los plazos, establezca las fechas límite requeridas e identifique cualquier reto potencial, para trabajar por una experiencia de evento satisfactoria. Cuanto antes los identifiques, más probabilidades tendrás de evitar sorpresas de última hora.
El equipo de Eventos de Reed & Mackay destaca ocho preguntas clave que hay que incluir para garantizar que cualquier tipo de evento se desarrolle a la perfección de principio a fin.
1. ¿Cuál es el objetivo del evento?
Todo evento tiene una finalidad. Como organizador al comenzar a planificar tu evento, asegurate de saber no solo por qué lo estás organizando sino por qué hacerlo es la mejor opción dentro de la estrategia de marketing -todos sabemos que los eventos son plataformas fantásticas para interactuar con clientes actuales y potenciales.
Con esto claro, podrás implementar estrategias que atraigan a los participantes asegurando que la convocatoria, uno de los principales retos, sea un rotundo éxito
2. ¿Hay lecciones aprendidas de eventos anteriores?
Si el evento que estás organizando ya se ha realizado antes, comienza por revisar los documentos de anteriores reuniones de trabajo. ¿Fue una conferencia presencial de dos días o un pequeño evento virtual?
Revisar los acontecimientos pasados es crucial para evaluar tanto los éxitos como las áreas de mejora. Los gestores de eventos especializados de Reed & Mackay tienen años de experiencia que les permiten ofrecer soluciones creativas y atractivas para abordar las áreas de mejora de eventos anteriores.
3. ¿Quién es el público objetivo?
Comprender e identificar a tu público objetivo te permite asegurarte de que el contenido y las experiencias del evento resuenan entre los asistentes. Crear un perfil de tus invitados ideales, considerando sus intereses, preferencias y expectativas del evento, es un ejercicio clave. Este perfil sirve de guía para alinear el contenido del acto con las necesidades e intereses de los asistentes.
4. ¿Qué logística necesitas?
En la meticulosa planificación de cualquier evento, desde una conferencia hasta una celebración corporativa, hay detalles que no pueden pasarse por alto. Entre los aspectos más cruciales se encuentran la fecha, la hora y, por supuesto, el lugar de celebración. Estos datos no solo son fundamentales para la coordinación logística, sino que también influyen en las decisiones estratégicas de los organizadores.
¿Cómo decides dónde se llevará a cabo? ¿En un hotel cercano al aeropuerto, o quizás en un centro de convenciones diseñado específicamente para este propósito? Estas preguntas logísticas son esenciales para asegurar que todo fluya sin contratiempos el día del evento.
Además, es importante tener en cuenta la ubicación de tu público objetivo al seleccionar el lugar de celebración. Por ejemplo, ¿está el destino bien comunicado por vuelos o trenes? ¿Cómo llegarán los delegados? Esta pregunta cobra aún más relevancia si esperas que los asistentes provengan de diferentes partes del mundo. Asegurarse de que el lugar de celebración sea accesible y conveniente para todos los participantes es clave para garantizar su satisfacción y el éxito del evento.
5. ¿Puedes facilitar información sobre el viaje?
Incluir información sobre el viaje en el briefing de tu acto desempeña un papel importante para garantizar la satisfacción de los asistentes. Proporcionar información exhaustiva sobre las opciones de transporte y alojamiento contribuye a reducir el estrés de los asistentes.
6. ¿Cuál es el presupuesto?
Aunque no es necesario que incluyas el presupuesto final exacto, proporcionar una estimación es un buen punto de partida. Revisar el presupuesto de eventos anteriores puede ayudar. Es importante detallar cómo se distribuyen los fondos entre los diferentes aspectos del evento: desde el viaje hasta el programa de actividades y entretenimiento pasando por el alquiler del espacio, el catering, los AV y plan de marketing, por ejemplo.
7. ¿Has llevado a cabo una evaluación del riesgo del acontecimiento?
Tanto si planeas un acto para más de 200 invitados como para menos de 20, ningún acto es inmune a los riesgos. Identificar los retos potenciales, como el mal tiempo y los problemas técnicos, permite a los organizadores desarrollar estrategias de respuesta adecuadas.
Evalúa los riesgos del lugar del evento y de la zona circundante. Esto incluye la evaluación de proveedores externos, como los equipos de iluminación y montaje. Realizar una evaluación de riesgos ayuda a garantizar la seguridad del acto. Es crucial tener en cuenta todos los peligros potenciales y tomar las precauciones necesarias.
Asegúrate de tener designados puntos de encuentro y protocolos de respuesta para incidentes dentro y fuera del venue. Marca claramente los puntos de encuentro y haz que sean fácilmente accesibles. Además, tanto el personal como los asistentes deben tener claro el protocolo a seguir en caso de incidencia.
8. ¿Cómo se define el éxito del evento?
Incluir indicadores clave de rendimiento (KPI) en el briefing de tu evento permite a los organizadores evaluar el impacto y el éxito de este. Revisar los objetivos del evento es un buen punto de partida para desarrollar tus KPI. Por ejemplo, si el objetivo principal es la generación de leads, establecer objetivos en base al número de leads conseguidos es un paso esencial.
¿A cuántas personas quieres llegar? ¿Cuál es tu público objetivo? Esto te ayudará a establecer objetivos específicos para tu estrategia en las redes sociales. Analizar estas métricas en función de tus KPI facilita las evaluaciones posteriores al evento y proporciona ideas para futuros eventos.
Envía un correo electrónico hello@reedandmackay.com y descubre cómo podemos ayudarte desde la creación del briefing hasta la ejecución y difusión de tus eventos.
