Die Herausforderung: Als kleines und mittleres Unternehmen (KMU) benötigte der französische Verband QUALITEL ein Reisemanagementunternehmen (TMC), das seinen Reisemanagern Zeit spart und gleichzeitig ein Programm bietet, das von den Mitarbeitern angenommen wird.
Die Lösung: Wir hörten uns das Feedback der Mitarbeiter an, um mit den Experten für Reisemanagement eine personalisierte Reiserichtlinie zu erstellen, die sowohl für den Verband als auch für seine Mitarbeiter geeignet ist.
Der unabhängige französische Verband QUALITEL, der vor fast 50 Jahren vom französischen Staatssekretär gegründet wurde, zertifiziert die Qualität von Wohnraum und veröffentlicht die Informationen. Der Verband umfasst fünf Unternehmen, die sich auf zwei Standorte in Paris und vier in den umliegenden Regionen verteilen.
Die meisten Geschäftsreisen von QUALITEL finden für eine Gruppe von 50 Mitarbeitern – von denen bis zu 30 häufig reisen – innerhalb Frankreichs statt. Außerdem veranstaltet der Verband jährlich einen Kongress für die meisten seiner 180 Mitarbeiter. Guillemette Falques, Leiterin der Abteilung Allgemeine Dienste bei QUALITEL, verwaltet das Geschäftsreiseprogramm des Verbandes und arbeitet mit einem Budget von rund 235.000 Euro, was einer Steigerung von 37 % gegenüber dem Vorjahr entspricht.
„Mehr als die Hälfte des Budgets entfällt auf Bahnreisen (60 %) und etwas weniger als ein Drittel auf Hotels (30 %)“, erklärt Falques. „Flugreisen und Autovermietung machen die letzten 10 % des Budgets aus.
DIE NOTWENDIGKEIT, ONLINE-BUCHUNGEN ZU ZENTRALISIEREN
Wie bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen gehört das Management von Geschäftsreisen zu den allgemeinen Aufgaben der für das Programm verantwortlichen Person – und so funktioniert es auch bei QUALITEL.
„Ich bin für ein breites Spektrum von Aktivitäten zuständig, darunter auch für das Reisemanagement“, sagt Falques. „Als es darum ging, einen TMC zu finden, war der ideale Dienstleister nicht unbedingt der günstigste Bieter, sondern derjenige, der mir Zeit spart und gleichzeitig hohe Standards garantiert.“
QUALITEL wollte auch seine Aktivitäten digitalisieren, einschließlich der Organisation von Geschäftsreisen. Nach Rücksprache mit der Verwaltungs- und Finanzabteilung Frankreichs sollte eine Lösung für das Reisemanagement gefunden werden, die auch die Bereitstellung einer Software für das Reisekostenmanagement und die Zentralisierung der Geschäftsreisen umfasst.
AUSWAHL EINES UNTERNEHMENS FÜR DAS MANAGEMENT VON GESCHÄFTSREISEN
Falques erklärt, warum sich QUALITEL für Reed & Mackay entschieden hat. „Wir waren auf der Suche nach einem TMC, der uns bei der Umstellung des Verbandes von einer Agentur mit lokalen Büros auf eine einzige Agentur unterstützen konnte, mit dem Ziel, alles auf digitale Technologie umzustellen“, sagt sie. „Das Projekt war nicht einfach, und es gab einen gewissen Widerstand gegen Veränderungen, da unsere Mitarbeiter daran gewöhnt waren, mit ihren lokalen Agenturen zu arbeiten. Reed & Mackay hat jedoch unsere Erwartungen erfüllt.
Heute entfallen 81 % der Transaktionen des Verbandes auf die Online-Buchung. Die Reiserichtlinie ist in Kraft, und das Buchungssystem wurde optimiert, um die Mitarbeiter zu ermutigen, selbständig Reisen zu buchen und das Online-Buchungstool optimal zu nutzen.
Falques ist besonders davon beeindruckt, wie Reed & Mackay sowohl proaktiv als auch reaktiv vorgeht und eine solide Beratung bietet, insbesondere bei der Auswahl von Lieferanten und der Migration von Tools sowie bei der Optimierung von Tarifen, z. B. durch die Einführung von Abonnementkarten.
Reed & Mackay überwacht die Geschäftsreisetätigkeit von QUALITEL und ermittelt Bereiche mit Verbesserungspotenzial. „Heute läuft alles reibungslos, und ich werde vor allem dann hinzugezogen, wenn ein Mitarbeiter außerhalb der Reiserichtlinien reisen möchte und meine Bestätigung benötigt“, fügt Falques hinzu. „Der Online-Buchungsprozess ist effektiv. Für die Buchung komplexer Leistungen wie Gruppenreisen oder für die Unterstützung von Vielreisenden, die ihre Reise in letzter Minute ändern oder stornieren wollen, benötigen wir jedoch weiterhin die Offline-Dienste von Reed & Mackay.
ERSTELLUNG ZUKÜNFTIGER REISERICHTLINIEN
QUALITEL ist entschlossen, der Nutzung der Bahn und anderer öffentlicher Verkehrsmittel Vorrang einzuräumen, da sich der Verband im Rahmen seiner CSR-Politik der Nachhaltigkeit verpflichtet hat, und setzt außerdem weiterhin Videokonferenzen als Teil seiner täglichen Geschäftsbeziehungen ein. Obwohl die Mitarbeiter von QUALITEL weniger reisen als vor der Pandemie, sind Geschäftsreisen für den Verband nach wie vor unerlässlich, und es müssen Unterkünfte gebucht werden.
Mit Hilfe von Reed & Mackay möchte Falques eine Hotelbuchungspolitik einführen, die eine Auswahl an bevorzugten Hotels, ausgehandelte Preise und ein angenehmes Reiseerlebnis für die Mitarbeiter garantiert.
Für Falques ist es wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen und sie um ihr Feedback zu Geschäftsreisen zu bitten. Und die regelmäßige Kommunikation mit Reed & Mackay ist auch ein Grund für die gute Zusammenarbeit.
„Die Effektivität unserer Vereinigung beruht auf dem Gespräch mit unseren Mitarbeitern“, sagt sie. „Es ist wichtig, sie einzubeziehen und nicht nur Informationen mit ihnen zu teilen, ohne sie nach ihrem Feedback zu fragen und darauf zu reagieren. Wir berücksichtigen alle Rückmeldungen, um unsere Dienstleistungen mit Hilfe unseres TMC zu verbessern. Neue Maßnahmen lassen sich leichter umsetzen, wenn sie personalisiert sind und die Reisenden wissen, dass ihnen zugehört wird.
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
