El reto: Como pequeña y mediana empresa, la asociación francesa QUALITEL necesitaba una empresa de gestión de viajes (TMC) que ahorrara tiempo a su gestor de viajes y, al mismo tiempo, ofreciera un programa que sus empleados aceptaran.
La solución: Escuchar las opiniones de los empleados para crear una política de viajes personalizada con expertos en gestión de viajes que funcionara tanto para la asociación como para su plantilla.
La asociación francesa independiente QUALITEL -creada hace casi 50 años por el Secretario de Estado francés- certifica la calidad de las viviendas y comparte la información públicamente. La asociación está formada por cinco empresas repartidas en dos centros en París y cuatro en las regiones circundantes.
La mayor parte de los viajes de negocios de QUALITEL se realizan dentro de Francia para un grupo de 50 de sus empleados -de los cuales hasta 30 son viajeros frecuentes-, además la asociación celebra una convención anual para la mayoría de sus 180 empleados. Guillemette Falques, Jefa de Servicios Generales de QUALITEL, gestiona el programa de viajes de negocios de la asociación, trabajando con un presupuesto de aproximadamente 235.000 euros, lo que supone un aumento del 37% respecto al año anterior.
«Más de la mitad del presupuesto se reparte entre viajes en servicios ferroviarios (60%) y algo menos de un tercio en hoteles (30%)», explica Falques. «Los viajes en avión y el alquiler de coches suponen el 10% final del presupuesto».
LA NECESIDAD DE CENTRALIZAR LAS RESERVAS EN LÍNEA
Como en el caso de muchas PYME, la gestión de los viajes de negocios forma parte de las responsabilidades generales de la persona encargada del programa, y así es como funciona en QUALITEL.
«Me encargo de una amplia gama de actividades, incluida la gestión de viajes», dice Falques. «Así que, a la hora de buscar una TMC, el proveedor de servicios ideal no era necesariamente el que ofrecía la oferta más baja, sino el que me ahorraría tiempo al tiempo que me garantizaba un alto nivel de calidad.»
QUALITEL también quería digitalizar sus actividades, incluida la organización de los viajes de negocios. Tras consultar al Departamento Administrativo y Financiero de Francia, el objetivo era encontrar una solución de gestión de viajes que incluyera también el suministro de un software de gestión de gastos de viaje y centralizara los viajes de negocios.
ELEGIR UNA EMPRESA DE GESTIÓN DE VIAJES DE EMPRESA
Falques explica por qué QUALITEL eligió a Reed & Mackay. «Buscábamos una TMC que pudiera ayudarnos cuando la asociación pasara de trabajar con una agencia que tenía oficinas locales a hacerlo con una única agencia, con el objetivo de pasarlo todo a la tecnología digital», explica. «El proyecto no fue fácil y hubo cierta resistencia al cambio, ya que nuestros empleados estaban acostumbrados a trabajar con sus agencias locales. Sin embargo, Reed & Mackay estuvo a la altura de nuestras expectativas».
En la actualidad, las reservas en línea representan el 81% de las transacciones de la asociación. La política de viajes está en vigor y el sistema de reservas se ha optimizado para animar a los empleados a reservar sus viajes de forma independiente y aprovechar al máximo la herramienta de reservas en línea.
Falques está especialmente impresionado por el modo en que Reed & Mackay es a la vez proactivo y reactivo, proporcionando un asesoramiento sólido, en particular a la hora de elegir proveedores y migrar herramientas, así como de optimizar las tarifas mediante, por ejemplo, la introducción de tarjetas de suscripción.
Reed & Mackay supervisa la actividad de viajes de negocios de QUALITEL e identifica áreas de mejora. «Hoy en día, todo va sobre ruedas y me llaman sobre todo cuando un empleado quiere viajar fuera de la política de viajes y necesita mi validación», añade Falques. «El proceso de reserva en línea es eficaz. Sin embargo, seguimos necesitando los servicios offline de Reed & Mackay para reservar servicios complejos, como viajes en grupo, o para ayudar a los viajeros frecuentes que quieren cambiar o cancelar sus viajes en el último momento.»
CREACIÓN DE FUTURAS POLÍTICAS DE VIAJES
QUALITEL está decidida a dar prioridad al uso del ferrocarril y otros transportes públicos, como parte del compromiso de la asociación con la sostenibilidad en su política de RSE, y también sigue utilizando la videoconferencia como parte de sus interacciones empresariales cotidianas. Así pues, aunque los empleados de QUALITEL viajan menos que antes de la pandemia, hay viajes de negocios que siguen siendo esenciales para la asociación y es necesario reservar alojamiento.
Con la ayuda de Reed & Mackay, Falques pretende establecer una política de reservas hoteleras que garantice la elección de los hoteles preferidos, tarifas negociadas y una experiencia de viaje cómoda para los empleados.
Implicar a los empleados y pedirles su opinión sobre los viajes de negocios es clave para Falques. Y mantener una comunicación regular con Reed & Mackay es también una de las razones por las que esta asociación funciona bien.
«La eficacia de nuestra asociación depende de que hablemos con nuestro personal», afirma. «Es esencial implicarles y no limitarse a compartir información con ellos sin pedirles su opinión y actuar en consecuencia. Lo tenemos todo en cuenta para mejorar nuestros servicios con la ayuda de nuestro TMC. Las nuevas políticas se aplican más fácilmente cuando están personalizadas y las personas que viajan saben que se les escucha».
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