Utmaningen: Som ett litet och medelstort företag behövde den franska organisationen QUALITEL ett reseföretag som kunde spara tid för deras reseansvariga och samtidigt leverera ett program som deras anställda kunde ställa sig bakom.
Lösningen: Genom att lyssna på medarbetarnas feedback skapade vi en personlig resepolicy med experter på resehantering som fungerade för både föreningen och dess medarbetare.
Den oberoende franska organisationen QUALITEL – som skapades för nästan 50 år sedan av den franska statssekreteraren – certifierar bostadskvalitet och delar informationen offentligt. Föreningen består av fem företag fördelade på två anläggningar i Paris och fyra i de omgivande regionerna.
De flesta av QUALITELs affärsresor sker inom Frankrike för en grupp på 50 av dess anställda – upp till 30 av dem är frekventa resenärer – plus att föreningen håller en årlig konferens för majoriteten av dess 180 anställda. QUALITEL:s chef för allmänna tjänster, Guillemette Falques, ansvarar för organisationens affärsreseprogram och arbetar med en budget på cirka 235 000 euro, en ökning med 37 % jämfört med föregående år.
”Mer än hälften av budgeten fördelas på resor med tåg (60%) och knappt en tredjedel på hotell (30%)”, förklarar Falques. ”Flygresor och hyrbilar utgör de sista 10 procenten av budgeten.”
BEHOVET AV ATT CENTRALISERA ONLINEBOKNINGAR
Som för många små och medelstora företag är hanteringen av affärsresor en del av det övergripande ansvaret för den person som ansvarar för programmet – och det är så det fungerar hos QUALITEL.
”Jag ansvarar för ett brett spektrum av aktiviteter, inklusive resehantering”, säger Falques. ”Så när det gällde att hitta en TMC var den idealiska tjänsteleverantören inte nödvändigtvis den som hade det lägsta anbudet, utan snarare den som skulle spara tid åt mig och samtidigt garantera en hög standard.”
QUALITEL ville också digitalisera sin verksamhet, inklusive det sätt på vilket affärsresor organiserades. Efter samråd med Frankrikes administrativa och finansiella avdelning var målet att hitta en lösning för resehantering som även skulle omfatta tillhandahållande av programvara för hantering av resekostnader och centralisering av affärsresor.
VÄLJA ETT FÖRETAG FÖR HANTERING AV FÖRETAGSRESOR
Falques förklarar varför QUALITEL valde Reed & Mackay. ”Vi letade efter en TMC som kunde stödja oss när föreningen gick från att arbeta med en byrå som hade lokala kontor, till en enda byrå, med målet att ställa om allt till digital teknik”, säger hon. ”Projektet var inte lätt och det fanns ett visst motstånd mot förändring eftersom våra medarbetare var vana vid att arbeta med sina lokala myndigheter. Reed & Mackay levde dock upp till våra förväntningar.”
Idag står onlinebokning för 81% av föreningens transaktioner. Resepolicyn är på plats och bokningssystemet har optimerats för att uppmuntra anställda att boka resor självständigt och använda onlinebokningsverktyget maximalt.
Falques är särskilt imponerad av hur Reed & Mackay är både proaktiva och reaktiva, och ger robusta råd, särskilt när man väljer leverantörer och migrerar verktyg, samt optimerar priser genom att till exempel införa prenumerationskort.
Reed & Mackay följer upp QUALITELs tjänsteresor och identifierar förbättringsområden. ”Idag fungerar allt smidigt och jag blir främst inkopplad när en medarbetare vill resa utanför resepolicyn och behöver min bekräftelse”, tillägger Falques. ”Onlinebokningsprocessen är effektiv. Men vi behöver fortfarande Reed & Mackays offline-tjänster för att boka komplexa tjänster som gruppresor, eller för att hjälpa frekventa resenärer som vill ändra eller avboka sina resor i sista minuten.”
SKAPA FRAMTIDA RESEPOLICYER
QUALITEL är fast beslutet att prioritera användningen av järnväg och annan kollektivtrafik, som en del av föreningens engagemang för hållbarhet i sin CSR-policy, plus att den också fortsätter att använda videokonferenser som en del av sin dagliga affärsinteraktion. Så även om QUALITEL-anställda reser mindre än de gjorde före pandemin, finns det affärsresor som fortfarande är nödvändiga för föreningen och där boende måste bokas.
Med Reed & Mackays hjälp vill Falques införa en hotellbokningspolicy för att garantera ett urval av hotell, förhandlade priser och en bekväm reseupplevelse för de anställda.
Att involvera medarbetarna och be om deras synpunkter på affärsresor är avgörande för Falques. Och den regelbundna kommunikationen med Reed & Mackay är också en anledning till att samarbetet fungerar så bra.
”Effektiviteten i vår förening är beroende av att vi pratar med vår personal”, säger hon. ”Det är viktigt att involvera dem och inte bara dela information med dem utan att be om, och agera på, deras feedback. Vi tar hänsyn till allt detta för att förbättra våra tjänster med hjälp av vår TMC. Nya policyer är lättare att tillämpa när de är personligt anpassade och de resande vet att de blir lyssnade på.”
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov när det gäller möten och evenemang.
