Hej Sanna och Therese, ni har precis genomfört ett stort event på Yasuragi med en stor grupp där ni hade väldigt kort tid på er att planera. Berätta lite om eventet?
Vi arrangerade ett tvådagars konferens för en av våra kunder i september, vi fick uppdraget genom våra kolleger i UK och vi började planera i juni för ett event som skulle vara i september. De var ca.100 personer och de anlände med olika färdmedel från Sverige och Danmark. Första dagen kom alla innan lunch och sedan hade vi ett fullspäckat schema med mat, konferens, SPA och festligheter.
Hur tog ni tag i planeringen med så kort framförhållning?
Vårt första fokus var såklart att säkra en lokal och boende för alla. Kunden ville gärna prova något nytt och vi satte i gång direkt att kolla med våra leverantörer på de anläggningar som hade möjlighet att ta emot ett så stort antal samt gärna att de kunde ha både boende, konferens och middag på samma plats. Vi lyckade få tag på enkelrum till alla på Yasuragi. Det fina med Yasuragi är att det både finns ett stort antal rum, bra lokaler och det japanska SPA som är unikt och det behövs inte så mycket andra aktiviteter.
När vi hade säkrat lokalen och boendet så var det detaljplanering tillsammans med kunden då vi hade veckoavstämningar samt i slutet ännu mer frekvent. Vi lämnade inget åt slumpen och vi var även med under hela eventet på plats.
Det går att planera ett större event med kort framförhållning, men helt avgörande är relationen med kunden och leverantörerna. Vi lyckades skapa ett fint samarbete med alla inblandade och det blev lyckosamt.
Vad fick ni för feedback från kunden efter eventet var genomfört?
Vi har fått genomgående bra feedback och alla deltagare var supernöjda. Det finns såklart alltid små detaljer som går att förbättra till nästa event men överlag är vi nöjda med leveransen.
Varför är Yasuragi bra som en anläggning för konferens/kickoff?
Det är en mycket speciell anläggning som nyligen har renoverats. Allt går i en japansk anda och det behövs egentligen inte så mycket aktiviteter eftersom deras SPA är en upplevelse i sig. Det är relativt nära Stockholm, men bjuder ändå på känslan att befinna sig mitt i naturen. Maten är fantastisk och personalen mycket flexibel med att fixa alla olika former av lösningar för att det ska bli precis så som kunden önskar.
Är det någon speciell gruppstorlek som passar extra bra för den anläggningen?
Det går verkligen att anpassa efter olika storlekar, men om man vill ha anläggningen helt för sig själv så behöver man vara en stor grupp då hotellet tar 422 gäster (191 rum).
Var det något extra roligt som hände under eventet?
Ja, de hade en riktigt rolig middag där de bjöds på olika rätter och dryck som representerade olika länder, de fick ta på sig attiraljer som hörde till och allt var ackompanjerat av musik från respektive land. I slutet hade alla på sig en massa olika roliga kläder och det var en väldigt bra stämning. Detta var ett upplägg från https://sturebaren.se/ som kallas ”The Switch”.
Kontakta oss om ni vill ha hjälp med ert kickoff eller event! Mejla oss direkt på events.se@reedmackay.com
