Varje år samlas uppemot 1000 tandhygienister för en inspirerande kongress. I tio år har kongressteamet på Reed & Mackay hjälpt Sveriges Tandhygienistförening att skapa innehållsrika dagar fyllda med kunskap, nätverkande och sociala aktiviteter. Men vilka är egentligen nycklarna till en lyckad årlig kongress?
TandhygienistDagarna, som årligen arrangeras av Sveriges Tandhygienistförening, lockar tandhygienister från hela landet. 2024 års kongress, mellan den 7 och 9 april, gick av stapeln på Svenska Mässan i Göteborg, som är en av Skandinaviens största kongressanläggningar.
– Planering och framförhållning är A och O för att lyckas. Vi börjar alltid planeringen ihop med kommittén för TandhygienistDagarna mer än ett år innan, säger Ulla Conti, Senior Congress Manager på Reed & Mackay Sverige.
Aktuellt innehåll och hög utbildningsnivå
Varje år strävar man efter att hitta nya sätt att utveckla kongressen med ett så tidsenligt och intressant program som möjligt. Dagarna är fyllda med inspirerande föreläsningar, nätverksaktiviteter, en stor branschutställning och sociala kvällsarrangemang.
– Vi måste ligga i framkant och erbjuda ett aktuellt innehåll som kombinerar hög utbildningsnivå med inspiration. Utbildning är kongressens främsta syfte, vilket ställer krav på flexibla lokaler som kan hantera parallella sessioner och har all teknik vi behöver, säger Ulla Conti.
Hon fortsätter,
– Utställningsytan är också avgörande. Vi återkommer ofta till Göteborg, där Svenska Mässan erbjuder fantastiska faciliteter.
Utställningen är en viktig del. Här får deltagarna möjlighet att möta leverantörerna, upptäcka produktnyheter och ta del av inspirerande demonstrationer som är relevanta för dem.
– Utställningen är också en fantastisk plats för nätverkande. I år förlängde vi kaffe- och lunchrasterna för att ge deltagarna mer tid att nätverka. Dessutom skapade vi en tipsrunda i utställningen för att uppmuntra deltagarna att besöka samtliga 40 montrar.
Hotell med flexibla villkor
Bra boendealternativ är också viktigt för TandhygienistDagarna, ett önskemål som Svenska Mässan kunde matcha väldigt bra.
– Vi bokar resorna till föreningens organisationskommitté och styrelse samt inbjudna talare, så slipper dem lägga ut för resekostnader. Att det finns bra förbindelser för inresande från hela Sverige är också viktigt vid valet av destination.
Reed & Mackay väljer ut ett antal hotell i olika priskategorier och förhandlar fram avtal med varje hotell. En avgörande del av processen är att säkerställa förmånliga avbokningsvillkor.
– Vi måste göra blockbokningar för boendet redan innan registreringsprocessen öppnar, eftersom det är en lång ledtid från planeringsstadiet till kongressens start. Det leder till att vi kan behöva göra vissa avbokningar eller lägga till rum beroende på hur efterfrågan ser ut. Därför är det viktigt att samarbeta med hotell som erbjuder flexibla villkor, förklarar Ulla Conti.
Hög klass på kvällsarrangemangen
Reed & Mackay ansvarade även för båda kvällsarrangemangen. Plats, menyer och underhållning väljs ut noggrant, och man söker efter något lokalt som hjälper till att prägla destinationen man är på. Första kvällen inleddes med ett avslappnat och trevligt mingel på Kajskjul 8, där deltagarna kunde njuta av verandans utsikt över Göteborgs hamn och samtidigt nätverka med branschkollegor från hela landet.
– Kongressdeltagarna är inte kollegor som träffas dagligen, utan de ses bara en gång om året. Därför är de sociala evenemangen en viktig del av hela kongressen, säger Ulla Conti och Lena Munck, projektledare på Sveriges Tandhygienistförening, instämmer,
– Den första kvällen var en av årets höjdpunkter. Vi njöt av god mat och fantastisk musik. Stämningen var på topp! Andra kvällen blev en sittande trerätters bankett med bordsplacering för att främja nya kontakter, vilket var mycket uppskattat.
”Årets kongress var en stor framgång”
En god översikt över hela kongressen är också en viktig framgångsfaktor, enligt Lena Munck.
– Reed & Mackays medarbetare har alltid helhetsbilden i fokus samtidigt som de prioriterar deltagarnas bästa och är noga med att hålla nere kostnaderna. Årets kongress var en stor framgång!
Lena Munck fortsätter,
– Vi värdesätter Reed & Mackays breda kunskap och långa erfarenhet av att arrangera storskaliga möten. Det ger oss trygghet och en känsla av att vara i mycket goda händer, säger Lena Munck.
5 enkla tips för en lyckad kongress
- Planera i god tid – framgång börjar med tidig planering och god framförhållning.
- Helhetsperspektiv – ha koll på alla delar.
- Välj hotell med flexibla villkor – förhandla om priser och avbokningsmöjligheter.
- Skapa en användarvänlig app – samla programmet och viktig information på ett ställe.
- Ge plats för mingel – avsätt tid för nätverkande och sociala möten.
Läs mer om hur vi kan hjälpa er att skapa en givande kongress eller kontakta oss direkt på congress.se@reedmackay.com
