El desarrollo empresarial y las relaciones con los clientes del sector jurídico pueden mejorar mucho con reuniones en persona. Sin embargo, los viajes de empresa pueden ser complejos. Los continuos retos geopolíticos, las condiciones meteorológicas extremas y las huelgas pueden repercutir en los viajes de negocios de los bufetes de abogados, lo que, a su vez, puede afectar a la rentabilidad y la productividad.
Asociarse con una empresa de gestión de viajes (TMC) que tenga conocimientos especializados sobre el funcionamiento del sector jurídico puede ayudar a limitar estos efectos negativos, proporcionando un servicio proactivo, personalizado y de primera calidad para garantizar una experiencia de viaje lo más fluida posible. Esto es lo que los bufetes de abogados deben esperar de sus TMC.
Ahorro de costesy gestión de gastos
Tu TMC debe ser capaz de agilizar los procesos y aprovechar los datos para optimizar el ahorro de costes mediante:
- Negociaciones hoteleras – Negociación de tarifas, comprobador de tarifas, mejoras de categoría, consultoría en RFP hoteleras.
- Contenido de aerolíneas: garantía de tarifa más baja, comprobador de tarifas, inventario global de tarifas, aerolíneas de bajo coste, negociación y optimización de acuerdos de rutas, acceso a tarifas de Nueva Capacidad de Distribución (NDC ) para aumentar el inventario y las posibilidades de ahorrar.
- Eficacia del programa: validación del código de materia (que puede aumentar la eficacia del proceso y la precisión de los viajes facturables reduciendo la duración del ciclo, reducir los costes administrativos y agilizar el pago de los viajes facturables), evaluación comparativa de la política de integración de gastos y gestión del cumplimiento.
- Gestión estratégica de la cuenta: debe incluir un plan de comunicación, un plan de negocio (visión a tres años), un acuerdo de nivel de servicio, programas de proveedores, datos e informes consultivos y coherentes, perspectivas y acciones a partir de la experiencia del informador, el booker y el usuario final, además de revisiones del negocio.
Tecnología de viajes
Una TMC global debe proporcionar a las empresas una tecnología moderna y flexible que mejore el servicio sin sustituirlo:
- Tecnología de viajes desarrollada para mejorar y personalizar la experiencia del viajero y que incluye la validación del código de materia.
- Portales globales de gestión de viajes donde puedes reservar, revisar, gestionar perfiles, acceder a facturas e informes, todo en un mismo lugar.
- Reserva online y desde el móvil para los asociados, con automatización integrada de políticas y aprobaciones.
- Tecnología que proporciona una visión proactiva del negocio mediante herramientas completas de información, así como un conjunto de herramientas de sostenibilidad para impulsar la reducción de las emisiones de carbono.
Ahorro de tiempo y sistemas de apoyo
- El tiempo es oro para los bufetes de abogados. Por eso es esencial que haya una optimización del proceso. Las TMC deben asegurarse de que los bufetes de abogados tengan acceso a opciones sólidas y a un inventario que garantice el viaje más óptimo para ajustarse a sus apretadas agendas.
- Un programa de viajes a medida aumenta la eficacia de un bufete y comprende las presiones de tiempo que sufren tanto los abogados como los Asistentes Ejecutivos (EA), que a menudo organizan los horarios de los viajes.
- Un equipo dedicado a ayudarte personalmente -en lugar de contactar con un centro de llamadas- aumenta la eficacia y reduce el estrés innecesario. El equipo de TMC actúa como un sistema de apoyo para el organizador del viaje.
Deber de diligencia
- Las TMC pueden ayudar a las empresas a proteger a sus empleados que viajan en su nombre, mantenerlos a salvo, poder localizarlos eficazmente y disponer de una estrategia para asistirlos proactivamente en caso de emergencia en distintos entornos.
- Para proteger proactivamente a los viajeros, pregunta si tu TMC ofrece una unidad de gestión de incidentes las 24 horas del día. Determina si recibirás actualizaciones en tiempo real relacionadas con las interrupciones de los viajes; una unidad de respuesta rápida; y reacomodaciones proactivas antes de que se interrumpan tus abogados.
Los viajes de negocios no son «de talla única». Cada bufete de abogados es único y necesita soluciones adaptadas a su programa de viajes, además de un servicio dedicado y personalizado. Para ello, el TMC debe tener un profundo conocimiento del sector jurídico. En Reed & Mackay contamos con asesores especialmente formados a través de nuestro propio Programa de Formación en Viajes Legales.
¿Tienes curiosidad por saber cómo Reed & Mackay puede satisfacer las necesidades de viajes de negocios de tu bufete?
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