El desarrollo de negocio y las relaciones con clientes en el sector legal se fortalecen enormemente gracias a las reuniones presenciales. Sin embargo, organizar viajes corporativos puede ser complejo. Los desafíos geopolíticos, las condiciones meteorológicas extremas o las huelgas pueden afectar a los desplazamientos de los despachos de abogados, repercutiendo directamente en la rentabilidad y la productividad.
Contar con una agencia de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés) con conocimiento específico del funcionamiento del sector legal ayuda a minimizar estos riesgos. Una TMC especializada ofrece un servicio proactivo, personalizado y de alto nivel, garantizando una experiencia de viaje lo más fluida posible. Esto es lo que un despacho de abogados debería esperar de su TMC.
Ahorro de costes y gestión de gastos
Una TMC aporta eficiencia a los procesos y aprovecha los datos para optimizar el ahorro en:
- Hoteles: negociación de tarifas, comprobación de precios, upgrades y consultoría en RFP hoteleras.
- Aerolíneas: garantía de la tarifa más baja, acceso a inventario global de tarifas, aerolíneas low-cost, negociación y optimización de rutas, además de tarifas NDC (New Distribution Capability) que amplían la oferta y las oportunidades de ahorro.
- Eficiencia del programa: validación de matter codes (lo que agiliza y hace más precisos los viajes facturables, reduciendo tiempos de ciclo, costes administrativos y acelerando pagos), integración de gastos, benchmarking de políticas y gestión del cumplimiento.
- Gestión estratégica de cuentas: plan de comunicación, plan de negocio a tres años, acuerdos de nivel de servicio, programas con proveedores, análisis consultivo, datos e informes consistentes, insights con planes de acción, así como la experiencia de los usuarios y revisiones de negocio.
Tecnología para viajes
Una TMC global debe poner a disposición de los despachos herramientas modernas y flexibles que complementen el servicio humano sin sustituirlo:
- Tecnología diseñada para mejorar y personalizar la experiencia del viajero, incluyendo validación de matter codes.
- Portales globales de gestión de viajes para reservar, revisar, gestionar perfiles, acceder a facturas e informes, todo en un solo lugar.
- Reserva online y móvil para asociados, con automatización de políticas y aprobaciones integrada.
- Herramientas de análisis con informes completos y dashboards que aportan visión estratégica del negocio, además de soluciones de sostenibilidad para reducir la huella de carbono.
Ahorro de tiempo y sistemas de apoyo
- El tiempo es oro para los bufetes de abogados. Por eso es clave optimizar procesos. Una TMC debe garantizar acceso a una amplia oferta de opciones para diseñar el viaje más eficiente y adaptado a agendas muy ajustadas.
- Un programa de viajes a medida aumenta la productividad y se ajusta a la presión de tiempo de abogados y asistentes ejecutivos, que a menudo gestionan los desplazamientos.
- Un equipo dedicado a ayudarte personalmente -en lugar de contactar con un centro de llamadas- aumenta la eficacia y reduce el estrés innecesario. El equipo de TMC actúa como un sistema de apoyo para el organizador del viaje.
Duty of Care
Las TMC también ayudan a los despachos a proteger a sus empleados en viaje, asegurando su seguridad, localización rápida y asistencia proactiva en caso de emergencia en cualquier entorno.
Para una protección eficaz, es importante comprobar que tu TMC ofrece:
- Unidad de gestión de incidentes 24/7.
- Alertas en tiempo real sobre interrupciones en viajes.
- Un equipo de respuesta rápida.
- Reacomodaciones proactivas antes de que los abogados sufran el impacto de la incidencia.
Los viajes corporativos no son iguales para todos. Cada despacho es único y necesita soluciones a medida, con un servicio personalizado y un conocimiento profundo del sector legal. En Reed & Mackay contamos con consultores especialmente formados a través de nuestro Legal Travel Training Programme.
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