I vår nya serie ”The View” ber vi Reed & Mackays experter att dela med sig av sina idéer och insikter kring en aktuell fråga som påverkar affärsrese-, mötes- och eventsektorerna och lyfta fram lösningar. Den här månaden frågar vi Julie Oliver, VD för Reed & Mackay – UK, Europe & Global Events, om vilka fördelar företag och organisationer kan uppnå genom att kombinera sina inköp av affärsresor med möten och event.
Var ser vi generellt ökade kostnader för affärsresor samt möten och evenemang?
Medan flygpriserna bör sjunka i år, kan hotellpriserna stiga beroende på var ett möte eller evenemang hålls. Men det är hela levnadskostnaden som påverkar priserna. Dessa påverkar i sin tur resekostnaderna, t.ex. mat och dryck, kollektivtrafik etc. Flera stora amerikanska flygbolag har höjt priserna för att checka in en väska, vilket kan bli dyrt om man reser ofta. Så trycket på resebudgetarna kvarstår.
Om företagen vill spara pengar på resebudgeten, vilka fördelar kan då kombinerade inköp ge?
Det finns så många fördelar! Om man enbart ser på det ur ett finansiellt kostnadsperspektiv innebär sammanförandet av dessa två delar av verksamheten att man får full insyn över hela volymen och det kan göra hela skillnaden. Om din byrå har förhandlat med prioriterade leverantörer om hotellrumsbokningar för affärsresor kan de sannolikt förhandla fram ett bättre dagspris för deltagare för möten på samma hotell.
Med Navan som moderbolag är Reed & Mackays köpkraft mycket stark, vilket innebär att vi kan förhandla fram bättre priser för kunderna, särskilt när de kombinerar sina affärsresor med möten och evenemang.
Finns det andra fördelar?
Ja, fördelarna går utöver de tydliga ekonomiska fördelarna. En organisations CSR-strategi är en integrerad del av dess verksamhet; resenärernas trygghet och välbefinnande är avgörande. Tryggheten är A och O idag och alla företag bör försäkra sig om att de kan spåra var sina resenärer befinner sig i världen. Att använda ett enda system för alla delar av resan gör att riskerna minimeras.
Nästa fördel är stimulansen till hållbart resande. Om en organisation har ESG-mål eller Science Based Targets som den vill nå, innebär kombinerade utgifter att all hållbarhetsrapportering finns på ett ställe och att verksamheten enkelt kan se den.
Och den sista viktiga fördelen är att den stöder en organisations personalstrategi. En positiv företagskultur är kärnan i en organisation, och eftersom hybridarbete är här för att stanna spelar affärsresor, möten och evenemang en stor roll för att skapa en stark företagskultur samt för att locka till sig och behålla talanger. Just dessa möten är det som kan avgöra hur de anställda trivs och vill utvecklas inom företaget.
Vår vision är att leverera allt detta, och vi är på god väg att göra det genom våra investeringar i teknik och nya plattformar.
Kan kombinerade utgifter göra det lättare att få resepolicies att införas och efterlevas?
Absolut; att ha ett avtal direkt med leverantörerna över deras centrala betalningsmekanismer kan inte bara spara kostnader, utan även tid – något som inköpare av resor och evenemang alltid letar efter. Om en affärsresenär till exempel har haft problem med ett hotell kan företagsprogrammet logga det och dela detaljerna med eventteamet. Det kommer inte att hända om du arbetar med två olika byråer; återkopplingen om leverantörer kommer då inte att delas.
Innebär det också en bättre avkastning på investeringen (ROI) för affärsresor, möten och evenemang?
Du hittar ROI på flera ställen. Naturligtvis är det i de finansiella utgifterna. Men den andra avkastningen på investerat kapital handlar om arbetsglädje. Dina medarbetare kommer att känna sig säkrare när de reser, rapporteringen om ESG-mål är enklare, det finns ett avtal och en kontakt som lär känna och förstår ditt företag, dess kultur och mål.
Ser du en större efterfrågan på att kombinera dessa bokningar?
Ja, alla är så upptagna och under stor press. Att kunna ingå partnerskap och samarbeta med en byrå innebär att byrån får lära känna ett företag riktigt väl och skapa förtroende. En organisation kan börja med sitt resebyråföretag för affärsresor och sedan naturligt samarbeta med dem för möten och evenemang på grund av alla ovanstående fördelar.
Det finns inte så många TMC:er som också har en fullserviceavdelning för möten och evenemang, så kunderna kan ha varit tvungna att vända sig någon annanstans för sin mötes och eventhantering. Även inom mötes- och eventbranschen kan det vara fragmenterat. Vissa leverantörer fokuserar bara på att hitta lokaler, andra fokuserar till exempel på underhållning och teknik.
På Reed & Mackay har vi mycket kompetens och mycket erfaren personal på våra avdelningar för affärsresor samt möten och events. Vår vision är att kunna erbjuda allt det som ett företag/organisation letar efter inom båda dessa områden, vilket innebär att vi kan få ut det bästa av resebudgetar, spara pengar och tid, samtidigt som vi förbättrar resenärernas trygghet och reducerar risker.
Kontakta oss om du vill ha hjälp med affärsresor eller möten och event. Eller mejla oss direkt på kontakt@reedmackay.com
