Välkommen till den senaste delen av ”The View” – där vi ber Reed & Mackays experter att dela med sig av sina idéer och insikter kring en aktuell fråga som påverkar affärsrese- och eventsektorn och lyfta fram lösningar.
Den här månaden frågar vi Tanya Michaud, Reed & Mackay Operations Director, varför robust planering för affärsresenärers säkerhet fortfarande står högt på agendan för inköpare av affärsresor, vad som har lett till det ökade fokuset och hur Reed & Mackay kan hjälpa organisationer med detta.
Varför bör säkerheten för resenärer prioriteras av organisationer?
Organisationer är skyldiga att ta hand om sina anställda när de reser i tjänsten. De måste se till att resenärerna får stöd och tillgång till nödvändig information och resurser för att säkerställa att deras resor är riskfria.
Det innebär att de måste ha robusta kontinuitetsplaner och riskhanteringspolicyer på plats för att hantera de risker som utgör ett hot mot medarbetarnas säkerhet och trygghet under resan.
Har det inte alltid varit så? Eller har vikten av resenärernas säkerhet ökat på senare tid?
Det fortsatta kriget i Ukraina och de ökande spänningarna i Mellanöstern har gjort att världen blivit mer komplex. Detta har naturligtvis bidragit till att organisationerna lägger större vikt vid resenärernas säkerhet.
Extrema väderhändelser har också blivit vanligare och påverkar i hög grad resenärernas rörlighet. Vi såg detta vid de senaste översvämningarna i Dubai, när de kraftigaste stormarna på 75 år och de efterföljande störtfloderna slog till, vilket är ovanligt i emiratstaten. Detta ledde till att hundratals flyg ställdes in och att tusentals resenärer blev strandsatta.
Och förra sommaren såg vi ett antal häftiga skogsbränder och en ökning av ohälsosam luftkvalitet i USA och Kanada. Detta påverkade New York, Boston, Philadelphia och andra viktiga städer som många av våra resenärer besöker.
Dessutom har vi sett en hel del strejker i Europa under de senaste 12 månaderna. Organisationerna blir alltmer medvetna om hur de påverkar de anställdas resor. Särskilt som det inte bara är tåg- eller flygresor som påverkas; dessa leder oundvikligen till trängsel på vägarna.
Har organisationerna begärt nya tjänster för att garantera resenärernas säkerhet?
Ja, organisationer lägger allt större vikt vid spårning av resenärer och rapportering om riskhantering. Ökningen av antalet rapporteringsförfrågningar har varit allmän, men de specifika lösningar och det stöd som organisationerna har efterfrågat har varierat beroende på storleken och omfattningen av deras reseverksamhet.
Hur stödjer Reed & Mackay organisationer med riskhantering?
Vi har flera processer på plats för att stödja organisationer. Vår globala incidenthanteringsenhet, som är verksam 24/7, övervakar incidenter från många olika källor. Dessa inkluderar meddelanden från våra leverantörer och sociala medier. Dessutom får vi dagliga uppdateringar från våra riskhanteringspartner. Relevanta varningar distribueras till våra kunder via R&M Protect och e-post.
Traveller tracking är också tillgängligt via R&M Protect. Kunderna kan se exakt var deras resenärer befinner sig på en interaktiv riskkarta. Meddelanden kan delas med resenärer som befinner sig i specifika regioner. Till exempel, efter den senaste attacken i Bondi Junction i Sydney skickades en varning ut till kunderna tidigt på lördagsmorgonen och uppdaterade varningar skickades ut under dagen. Vi kontaktade också resenärer som befann sig i Sydney för att kontrollera att de var i säkerhet och om de behövde någon hjälp.
Alla kunders resenärer rapporterades vara i säkerhet, och många kontaktade Reed & Mackay för att tacka för kommunikationen.
Dessutom delar vi med oss av riskrapporter som baseras på riktlinjer från Foreign, Commonwealth & Development Office. Kunderna kan skräddarsy rapporterna utifrån sina vanliga resvägar eller framtida resor. Om en resa bokas till ett land som finns med i deras riskrapport får de dessutom en varning som informerar dem om detta.
Det här är inte en uttömmande lista och vi kan hjälpa organisationer av alla storlekar med skräddarsydda lösningar, till exempel hur man kan minska potentiella risker om man reser till en destination under ett evenemang med hög profil, som de olympiska och paralympiska spelen i Paris 2024.
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera dina behov av resehantering.
