Utmaningen: Ett multinationellt distribuerat observatorium, med uppdrag att bygga och driva teleskop som förändrar vår förståelse av universum, behövde en TMC med verkligt global räckvidd för sin resehantering. Eftersom observatoriets internationella projekt utvecklades i snabb takt behövde man ett avancerat resehanteringssystem som passade dess position i vetenskapens framkant.
Lösningen: Samarbeta med Reed & Mackay för att effektivisera hanteringen av affärsresor och införa en global resepolicy som bidrar till att uppfylla observatoriets mål.
Reed & Mackays kund, SKA Observatory (SKAO), är en nästa generations radioastronomidriven big data-anläggning som lovar att ha en stor positiv inverkan på samhället, inom vetenskap och bortom detta. SKAO arbetar från tre huvudorter: det globala huvudkontoret i Storbritannien, samt de två värdländerna för teleskopet, Australien och Sydafrika.
SKAO:s huvudsakliga resmål är till och från dess kontor i Manchester, Storbritannien, Kapstaden, Sydafrika och Perth, Australien. Men medarbetarna reser också ofta till flera platser som är medlemmar i observatoriet och bidrar till teleskopbygget.
”Vi besöker också andra observatorier och partnerinstitutioner och deltar i många konferenser över hela världen”, förklarar SKAO Travel Support Manager Karen Evans. ”Vi hanterar cirka 200 resenärer, varav vissa kommer att resa regelbundet – särskilt teamen för ledarskap, vetenskap och konstruktion. Och vi förväntar oss att antalet kommer att öka under de kommande 18 månaderna i takt med att projektet fortskrider och teamen växer ytterligare i Australien och Sydafrika.”
FULLT STÖD FÖR RESEHANTERING
SKAO har under de senaste åtta åren sporadiskt arbetat med Reed & Mackay för sin resehantering. När Evans sedan började på organisationen i början av 2023 började hon arbeta närmare med Reed & Mackays Client Success Manager Donald Munro, för att fokusera på att implementera en global resepolicy på alla SKAO:s platser.
Alla SKAO:s team har olika resebehov och med ansvar för att övervaka observatoriets hela reseprogram, inklusive hantering av kostnader, spårning av resenärer, omsorgsplikt, hållbarhet, fakturering och efterlevnad av resepolicy, behövde Evans en TMC som med sina produkter och tjänster kunde ge konsekvent rådgivning och stöd över hela resehanteringsspektrumet.
”Innan jag började på SKAO bokades företagsresor offline och en hel del bokades på egen hand”, säger Evans. ”Under de senaste månaderna har vi därför introducerat Reed & Mackays egenutvecklade onlinebokningsverktyg, R&M/Book, för webbplatserna i Storbritannien och Australien, för att underlätta och synliggöra kundresan.”
Evans betonar hur funktionen för spårning av resenärer i R&M/Portal också är idealisk för organisationen. Det är särskilt användbart när veckovisa uppdateringar måste skickas till Australien och Sydafrika om nya besökare som anländer till teleskopanläggningarna.
”Jag skulle dock inte vara utan den personliga offline-service som vi också får från Reed & Mackay”, tillägger Evans. ”Vi kommer alltid att behöva ha bra offline-support från vår TMC. Jag anser att det är mycket viktigt att ha tillgång till expertis från bra resehanteringskonsulter. Det har bevisats vid ett antal tillfällen.
”Att ha förtroende för sin TMC är av största vikt och det är viktigt att ha en bra arbetsrelation med sitt driftteam och sin account manager också – vilket vi har.”
IMPLEMENTERING AV GLOBAL RESEPOLICY
Som mellanstatlig organisation är kostnaderna oerhört viktiga för SKAO. ”Vi är icke-vinstdrivande och skattefinansierade och måste hantera våra budgetar på ett effektivt sätt. Det innebär att vi måste skapa en global resepolicy som alla måste följa och anta bättre köpbeteenden. Detta har varit ett fokusområde redan i år”, säger Evans.
”Dessutom har SKAO åtagit sig att införliva hållbara resepraxis, i linje med observatoriets värderingar”, tillägger Evans.
”Reed & Mackay visade sin förbättrade verktygslåda för hållbarhet som presenterar detaljerade CO2-data för flyg, tåg, hyrbil och hotell i R&M/Book, vilket ger oss möjlighet att göra mer hållbara val. Den största utmaningen och högsta prioriteringen kommer att vara medvetenheten bland våra resenärer om varför det är så viktigt. Att resa ansvarsfullt måste ske och jag är glad över den teknik som Reed & Mackay erbjuder för att hjälpa oss att uppnå detta mål.”
NÄSTA STEG
Inför 2024 kommer Reed & Mackay att fortsätta stödja Evans och teamet när SKAO:s globala resepolicy implementeras i hela observatoriet. ”Vi har fortfarande mycket att göra eftersom det finns så många saker att fokusera på – kostnadsbesparingar, hållbarhet, rapportering – men jag är säker på att vi med Reed & Mackays stöd kommer att kunna uppnå allt detta”, säger Evans.
”Även om jag och mina kollegor har en stor mängd resekunskap och möjlighet att boka online, måste en stor del av våra resor fortfarande bokas offline. Vi måste därför ha förtroende för det TMC-team som tar hand om oss. Det har vi verkligen med Reed & Mackay och vi har byggt upp en bra arbetsrelation tillsammans.”
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov när det gäller möten och evenemang.
