Apoyar a las delegadas en los actos

febrero 11, 2025

En el último informe de nuestra serie «Liderazgo del pensamiento» -y el tercero de una serie sobre Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI)- nos preguntamos cómo puede una empresa de gestión de viajes (TMC) apoyar mejor a las mujeres que viajan por negocios y a las delegadas de eventos. Explora estos consejos de buenas prácticas para apoyar a las delegadas que asisten a conferencias, reuniones, exposiciones o eventos empresariales.

Un TMC puede proporcionar toda la información que permita a los clientes elegir con conocimiento de causa

La ubicación real del evento es el punto de partida absoluto. Si una empresa organiza actos en países considerados más peligrosos para las mujeres desde el punto de vista de la seguridad, es tarea del TMC explicar cuál es el mensaje del gobierno para ese destino y qué hacer cuando se viaja a esas zonas.
La TMC también se asegura de que el cliente y sus delegados tengan la documentación correcta para viajar a ese país. Esto evita que se vean en una situación difícil. Y, si el acto es en un destino remoto, ¿puede alguien recibir a los delegados en el aeropuerto? ¿Son seguros los taxis del aeropuerto? Hay que tener en cuenta todos estos factores, y el papel de la TMC es esencial.
Adelantarse a posibles situaciones es crucial. Los ánimos en actos, conferencias, etc. pueden estar caldeados. Así que merece la pena crear un entorno que evite que la gente se pase de la raya y mantenga a todos a salvo.
Eso puede incluir la elección de la ubicación de los hoteles y la asignación de habitaciones. Para un evento a gran escala, puedes trabajar con varios hoteles para alojar a todos tus delegados. Y tu TMC puede trabajar con un gestor de riesgos para determinar cuáles son los mejores para los distintos grupos demográficos.
A continuación se categorizan los grupos de riesgo y puedes asegurarte de que los de mayor riesgo están en el entorno más seguro. Trabaja con tu TMC para categorizar si un hotel está en el lugar, a diez minutos a pie, si los delegados tienen que coger transporte público entre el hotel y el lugar del evento, si las rutas son seguras, etc.
Por supuesto, hay distintos niveles de madurez en las empresas que celebran eventos. Para algunas, es su primera vez y una TMC puede proporcionar orientación adicional sobre riesgos. En el otro extremo del espectro hay clientes que llevan 20 años celebrando el mismo evento y tienen gestores de riesgos por todas partes, además de delegados que son viajeros habituales.
Una de las USP de Reed & Mackay es un servicio excepcional y personalizado, que aporta una capa adicional de seguridad, desde nuestro seguimiento del viajero hasta la Unidad de Gestión de Incidentes, disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. La gente quiere que la experiencia de su evento o conferencia no sólo refleje, sino que sea una experiencia elevada de su propio viaje personal. Así que ese nivel de expectativas de garantía de seguridad va a ser mucho mayor.
Otro consejo rápido para los delegados de eventos. Cuando viajas para asistir a un acto, es bastante habitual que lleves la tarjeta o el cordón fuera del lugar de la conferencia. Contiene información personal, así que quítate la tarjeta en cuanto salgas del lugar.