Vad du kommer att lära dig i den här artikeln:
- Hur TMC:er kan ge fördjupade reseråd om destinationer för affärsresor
- Varför uppdatering av resenärsprofilerna med viktig information kan förbättra upplevelsen för kvinnor på affärsresa
- Varför det är viktigt att arbeta med partners för riskhantering
Får kvinnliga medarbetare det stöd de behöver när de reser i tjänsten?
Kvinnor fortsätter att vara en växande demografisk grupp på arbetsplatsen. De spelar också en avgörande roll som affärsresenärer, enligt Global Business Travel Association (GBTA), genom att forma viktiga trender och driva på tillväxten inom viktiga områden. Glädjande nog kan ett samarbete med ditt travel management-företag (TMC) bidra till att dina kvinnliga medarbetare upplever affärsresandet på ett bättre sätt.
Så här gör du:
Rådgivning från erfarna konsulter
En del av att arbeta med ett erfaret TMC är att de, när de undersöker boenden, ser bortom själva hotellet och överväger säkerheten i det område där det ligger. Dessutom har TMC-team sannolikt kontrollerat att boendet har säkerhetsfunktioner, från dubbellåsning av dörrar till säker parkering.
Reed & Mackays Managing Director Operations North America, Isabel Torres, anser att en TMC också kan tillföra ett betydande värde genom att ge råd om resmålet, från lokala klädkoder och huruvida kvinnor kan röra sig fritt på resmålet till om det är säkert att åka kollektivt.
”Våra konsulter är mycket proaktiva”, säger Torres. ”De är utbildade för att förstå nyanserna i både den geografiska platsen och den demografiska grupp som reser dit. Vi uppmanar våra medarbetare att vara ansvarstagande och entreprenöriella i sina kontakter med våra kunder. Och om de behöver göra mer efterforskningar om en destination ger vi dem den tiden och de verktyg som krävs för att kunna göra det.”
Spårning av resenärer ger en högre säkerhetsnivå
”Att spåra affärsresenärer är avgörande”, säger Julie Oliver, Reed & Mackays VD för UK, Europe & Global Events. ”Kunderna har tillgång till detta i vår teknik, och vår interna, globala incidenthanteringsenhet som är verksam dygnet runt ger ett extra skyddslager eftersom den övervakar incidenter från många olika källor. Vi uppmanar alla våra resenärer att anmäla sig till dessa varningar.”
Dessutom kan kunderna hitta alla de senaste rese- och hälsorestriktionerna från hela världen på vår plattform. För ytterligare sinnesro när de är på resande fot kan kunderna få tillgång till alla våra system för att boka, ändra och godkänna resplaner samt få tillgång till realtidsscheman via vår mobilapp.
”Och våra partnerskap med riskhanteringsföretag visar vårt engagemang för att tillhandahålla en trygg och säker reseupplevelse”, tillägger Oliver. ”Omsorgsplikten är inte könsspecifik utan handlar om att se till att alla resenärer – även kvinnor som reser ensamma – har tillgång till stöd dygnet runt och vet vem de ska ringa i en nödsituation.”
Förtroendefulla relationer med kunder
Starka relationer mellan kunder och TMC:er kan bidra till bättre stöd för kvinnliga resenärer, till exempel genom att konsulterna får ta del av uppdateringar om resenärernas preferenser. Om till exempel kvinnor på affärsresor nu känner sig mindre toleranta mot buller och prat, kanske de vill begära ett tyst rum bort från hotellets hissar. Om välbefinnande är avgörande för resenären kan TMC:er titta på om hotellet har ett eget gym, om det finns vägar där kvinnor kan ta en löprunda på ett säkert sätt, om hotellen är välutbildade för att få kvinnor att känna sig trygga, med våningar endast för kvinnor och diskret incheckning i receptionen etc.
”Kundprofilerna kan uppdateras med information som ger våra konsulter verktyg för att stödja kvinnliga resenärer”, säger Jane Warren, VD för Reed & Mackay Asia Pacific. ”Men för att kunna förse våra konsulter med ytterligare information måste denna komma från kunden, för att säkerställa omsorgsplikten. Sedan kan vi arbeta i partnerskap med leverantörerna för att ge dem det där extra stödet.”
Utbildningsinslaget
Reed & Mackay Spain Managing Director Paula Fuster håller med om att TMC-bolagen länge har varit viktiga aktörer när det gäller att dela med sig av säkerhetsinformation till kunderna. Det kan finnas så mycket information på nätet – som paradoxalt nog kan leda till felaktig information – att det är en fördel att ha TMC:s specialistkunskap tillgänglig, särskilt för kvinnor på affärsresor.
Att planera resan i förväg kan också göra stor skillnad, tillägger Fuster. ”Gör upp ett schema över vad du behöver göra från det att du anländer till din destination för att lättare kunna planera dina behov”, råder Fuster. ”Dela med dig av din agenda och resplan till personer både hemma och i företaget och lämna alltid ett nödnummer.”
Läs hela vår rapport om stöd till kvinnliga affärsresenärer
Kontakta oss
E-post hello@reedmackay.com för att diskutera alla dina företagsresor och evenemangshantering behov.
