{"id":39366,"date":"2024-02-23T14:33:22","date_gmt":"2024-02-23T14:33:22","guid":{"rendered":"https:\/\/reedmackay.com\/?p=39366"},"modified":"2024-03-12T10:05:33","modified_gmt":"2024-03-12T10:05:33","slug":"por-que-recurrir-a-una-agencia-de-eventos-para-organizar-reuniones-y-eventos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/reedmackay.com\/es\/por-que-recurrir-a-una-agencia-de-eventos-para-organizar-reuniones-y-eventos","title":{"rendered":"Por qu\u00e9 recurrir a una agencia de eventos para organizar reuniones y eventos"},"content":{"rendered":"\n

\u00bfEst\u00e1s pensando en celebrar un evento corporativo y te planteas organizarlo por ti mismo?<\/strong>
Puede que de primeras pienses que es una buena idea como forma de ahorrar costes\u2026 pero hacerte cargo de la organizaci\u00f3n de un evento puede salirte muy caro si no cuentas con los conocimientos para hacerlo correctamente. Y el posible descontrol de coste es solo una desventaja de querer gestionarlo t\u00fa mismo: te perder\u00edas los conocimientos t\u00e9cnicos y tecnol\u00f3gicos que requiere esta actividad, sin contar la responsabilidad legal que supone cuidar de decenas o cientos de personas.
Organizar una reuni\u00f3n, conferencia, convenci\u00f3n o cualquier otro tipo de evento supone un enorme esfuerzo y son muchos los factores a tener en consideraci\u00f3n si queremos que todo salga perfecto. Aqu\u00ed tienes todos los motivos por los que contratar una agencia de eventos especializada tiene mucho sentido.<\/p>\n\n\n\n

1. \u00bfA qu\u00e9 conocimientos y recursos tienes acceso con una buena agencia?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Expertise y experiencia en el sector.<\/strong> No te imaginas toda la planificaci\u00f3n que existe detr\u00e1s de cualquier evento corporativo. Ponte en la situaci\u00f3n de que tienes que organizar una reuni\u00f3n. Adem\u00e1s de buscar un espacio para celebrarlo, \u00bfse te ocurre algo m\u00e1s en lo que trabajar? Eventos simples como este tambi\u00e9n requieren de puntos tan importantes como la definici\u00f3n de objetivos, el entendimiento de c\u00f3mo los valores de la empresa se ver\u00e1n reflejados en el evento o la elaboraci\u00f3n de una estrategia de comunicaci\u00f3n para conseguir alcanzarlos. Los profesionales de la organizaci\u00f3n de eventos saben qu\u00e9 es lo que tu acto ha de tener para que no le falte de nada y que se desarrolle sin problema.<\/p>\n\n\n\n

Experiencia log\u00edstica y capacidad de coordinaci\u00f3n de algo complejo<\/strong>. Los eventos son como una m\u00e1quina: para que funcione, todos sus engranajes han de coordinarse. Y no olvides algo: la log\u00edstica puede parecer sencilla, pero es tremendamente compleja y es suficiente que una pieza salga mal para arruinarte el evento. El mejor evento empeorar\u00e1 la experiencia del asistente si hay colas en el registro o en la comida, mala organizaci\u00f3n del transporte, o una falta de coordinaci\u00f3n de los veh\u00edculos y equipos de descarga y de montaje.<\/p>\n\n\n\n

Creatividad e innovaci\u00f3n. <\/strong>Tus invitados son mucho m\u00e1s exigentes que hace 20 a\u00f1os, cuando recib\u00edan pocas invitaciones a eventos. Valoran su tiempo y, si les robas este recurso preciado suyo, esperan vivir una experiencia sorprendente. Adem\u00e1s, no olvides que tu evento es un momento de comunicaci\u00f3n. Ha de comunicar de forma efectiva, utilizando la creatividad o innovadoras soluciones. Contratar una buena agencia te permitir\u00e1 convertir tu evento en un momento coherente, sorprendente, donde todo contribuye a transmitir y hacer vivir tu mensaje.<\/p>\n\n\n\n

Dominio de la tecnolog\u00eda. <\/strong>La tecnolog\u00eda cambia cada d\u00eda: desde las soluciones de proyecci\u00f3n, las aplicaciones de votaci\u00f3n, participaci\u00f3n, viralizaci\u00f3n, la RV, la RA, la IA, los hologramas y, quiz\u00e1s ma\u00f1ana, el metaverso. Una buena agencia investiga y se mantiene al d\u00eda, y te permite integrar las soluciones que ayudar\u00e1n a cumplir tus objetivos y a sorprender a tus invitados. T\u00fa solo tienes que dejarte asesorar, ellas sabr\u00e1n c\u00f3mo sacar lo mejor de la herramienta digital a aplicar en tu evento. Porque, si integras bien la tecnolog\u00eda en tu pr\u00f3ximo acto, lograr\u00e1 sorprender, comunicar mejor y te permitir\u00e1 acceder al nuevo \u201coro negro\u201d de nuestro sector: datos e inteligencia de tus asistentes.<\/p>\n\n\n\n

La experiencia de haberlo vivido casi todo. <\/strong>Los organizadores lo saben: mil cosas pueden fallar durante un acto. Un evento es una creaci\u00f3n en tiempo real donde se agrupan seres humanos (cuyos comportamientos pueden llegar a ser impredecibles), en el que no tienes una segunda oportunidad si algo falla. Si no cuentas con trayectoria en el sector, te costar\u00e1 reaccionar ante las vicisitudes que pueden surgir a lo largo de la celebraci\u00f3n. Haber vivido ciento de eventos hace que tu agencia est\u00e9 preparada para evitar problemas, pero tambi\u00e9n para reaccionar si pasa algo. \u201cThe show must go on!\u201d<\/p>\n\n\n\n

Los conocimientos legales. <\/strong>Un evento supone tambi\u00e9n una gran responsabilidad: derechos de imagen y propiedad intelectual, contrataci\u00f3n de proveedores, seguridad de los asistentes\u2026 \u00bfConoces los requisitos legales que puede suponer tu evento? Una buena agencia cuenta con expertos para que t\u00fa puedas despreocuparte de este tipo de detalles que, de ser incumplidos, pueden generarte un gran problema.<\/p>\n\n\n\n

2. \u00bfQu\u00e9 resultado te permite conseguir trabajar con una agencia?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Atrae a m\u00e1s (y mejores) asistentes. <\/strong>Conseguir que los asistentes acudan a tu evento es el primer reto al que tendr\u00e1s que hacer frente en una era de saturaci\u00f3n y falta de tiempo. Una buena agencia ser\u00e1 capaz de crear un evento original, te ayudar\u00e1 en su comunicaci\u00f3n a trav\u00e9s de invitaciones atractivas, pensar\u00e1 por ti en cu\u00e1les pueden ser los mejores ganchos (el sitio, el concepto, alguna actividad que incluye el evento) para que la gente quiera acudir\u2026 Y sobre todo, har\u00e1 que tus eventos se conviertan en grandes experiencias.<\/p>\n\n\n\n

Cu\u00eddales como lo merecen.<\/strong> \u00bfOrganizas un evento? Invitas a decenas o cientos de personas, y tienen que sentirse cuidadas siempre. Hay que gestionar rooming lists, la participaci\u00f3n en las diferentes actividades, tener en cuenta las peculiaridades de los invitados (desde alergias hasta actividades favoritas o exigencias log\u00edsticas)\u2026 Un trabajo profesional por la agencia har\u00e1 que cada asistente se sienta especial y viva una experiencia agradable, al contar con el personal para gestionar estas peculiaridades personales, con dotes de comunicaci\u00f3n y con las herramientas tecnol\u00f3gicas necesarias para ello.<\/p>\n\n\n\n

Ofrece experiencias impactantes\u2026 en sitios que nunca encontrar\u00edas por tu cuenta<\/strong>. El lugar escogido (la ciudad, el espacio en s\u00ed) es clave para el \u00e9xito e impacto de tu evento. La agencia conoce y tiene contacto con multitud de venues, por lo que te ayudar\u00e1 a buscar el mejor espacio atendiendo a las necesidades del evento y al tipo de experiencia que se pretenda generar con su celebraci\u00f3n. El tama\u00f1o, las facilidades de montaje, los servicios incluidos, la ubicaci\u00f3n, las limitaciones de actividades u horarios, el estilo, la novedad\u2026 son elementos a tener en consideraci\u00f3n a la hora de escoger el lugar.<\/p>\n\n\n\n

Comunicaci\u00f3n. <\/strong>Tan importante como organizar el evento en s\u00ed es trabajar la comunicaci\u00f3n que se desarrolle antes y despu\u00e9s. \u00bfA trav\u00e9s de qu\u00e9 mensaje incentivaremos la asistencia al evento? \u00bfDebemos implementar una estrategia en redes sociales? Si es as\u00ed, \u00bfqu\u00e9 redes utilizar para llegar al target? \u00bfDebemos crear una web individual para el acto? \u00bfY cada cu\u00e1nto debemos enviar una newsletter con informaci\u00f3n acerca del evento? Las agencias cuentan con profesionales de la comunicaci\u00f3n, que se encargar\u00e1n de tomar las mejores decisiones comunicativas. De esta manera, conseguir\u00e1s que el acto triunfe no solo debido a la experiencia generada a trav\u00e9s de \u00e9l, sino tambi\u00e9n gracias a la informaci\u00f3n facilitada en todas las fases del evento.<\/p>\n\n\n\n

Optimizaci\u00f3n del presupuesto.<\/strong> Las agencias saben adaptarse al presupuesto y ofrecerte las mejores alternativas para que el coste final del evento no se te vaya de las manos. Con esto no nos referimos a que los organizadores de eventos vayan a ir a lo barato, sino que su funci\u00f3n ser\u00e1 la de evitar sorpresas negativas por mala planificaci\u00f3n o falta de experiencia; de forma que se planifiquen tambi\u00e9n los costes que se destinar\u00e1n a cada una de las partes que conforman el conjunto del acto. Un evento mal planificado se expone al riesgo de descontrol presupuestario, por imprevistos de \u00faltimo minuto.<\/p>\n\n\n\n

Si hay alg\u00fan contratiempo, \u00a1que no cunda el p\u00e1nico! <\/strong>Tal y como mencion\u00e1bamos, las agencias est\u00e1n preparadas ante cualquier situaci\u00f3n de crisis que pueda surgir. Los organizadores se encargar\u00e1n de los imprevistos o fallos que aparezcan en el transcurso de la celebraci\u00f3n y, muy probablemente, mantendr\u00e1n la calma \u2013 y la tuya y la de los invitados \u2013 para solucionarlos lo antes posible.<\/p>\n\n\n\n

ROI, orientaci\u00f3n a resultados, enfoque en los objetivos y gesti\u00f3n de su medici\u00f3n.<\/strong> Tan importante como la organizaci\u00f3n del evento o su comunicaci\u00f3n es saber qu\u00e9 resultados se han obtenido del mismo. Una buena agencia te ayuda desde la fase de briefing (haciendo las buenas preguntas para definir un objetivo concreto), hasta la organizaci\u00f3n (centrando las actividades en lo que aporta valor) y ayudando a medir lo conseguido. Cuenta con herramientas para la recolecci\u00f3n de los datos, m\u00e9todos y experiencias, que te permiten no solo hacer un evento \u00fatil, sino tambi\u00e9n demostrarlo\u2026 Una manera de valorar c\u00f3mo de exitoso ha sido el acto, qu\u00e9 ha contribuido a ello y qu\u00e9 puntos podr\u00edan mejorarse para eventos futuros.<\/p>\n\n\n\n

Sobre todo: despreoc\u00fapate de la organizaci\u00f3n del evento y c\u00e9ntrate en lo verdaderamente importante.<\/strong> Un evento supone much\u00edsimas horas de trabajo (siempre m\u00e1s que las que intuyes a priori), y m\u00e1s a\u00fan para alguien que no cuenta con mucha experiencia en su organizaci\u00f3n.
Adem\u00e1s, seguro que organizar eventos no es tu \u00fanica responsabilidad. As\u00ed que c\u00e9ntrate en \u201cel negocio\u201d y deja que expertos se encarguen de todo este trabajo. No te preocupes: a pesar de que dejes la planificaci\u00f3n del acto en otras manos, seguir\u00e1s teniendo un papel fundamental en la toma de decisiones. Por eso, deja que la agencia se encargue de toda la organizaci\u00f3n para que t\u00fa puedas trabajar en otras actividades de mayor valor.<\/p>\n\n\n\n

Ponte en contacto con nosotros o env\u00eda un correo electr\u00f3nico a marketing.es@reedmackay.com<\/a> para hablar de tus necesidades en viajes corporativos o eventos.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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