{"id":26275,"date":"2023-10-03T11:41:50","date_gmt":"2023-10-03T10:41:50","guid":{"rendered":"https:\/\/reedmackay.com\/a-masterclass-in-group-travel-for-thousands-case-study"},"modified":"2024-04-18T13:47:45","modified_gmt":"2024-04-18T12:47:45","slug":"ein-masterclass-in-group-travel-fuer-tausende-fall-studie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/reedmackay.com\/de\/ein-masterclass-in-group-travel-fuer-tausende-fall-studie","title":{"rendered":"Ein Meisterkurs in Gruppenreisen f\u00fcr Tausende: Die Fallstudie"},"content":{"rendered":"\n

Die Herausforderung: <\/strong>Die nahtlose Organisation der Reise von mehr als 2.000 Teilnehmern von Schweden nach S\u00fcdkorea zum World Scout Jamboree erfordert erstklassige logistische F\u00e4higkeiten und Erfahrungen. Wenn dann noch extreme Wetterbedingungen und verlorene P\u00e4sse hinzukommen, ist eine ganze Reihe von Krisenmanagementf\u00e4higkeiten gefragt.<\/p>\n\n

Die L\u00f6sung: <\/strong>Das in G\u00f6teborg ans\u00e4ssige Event-, Kongress- und Gesch\u00e4ftsreisemanagement-Unternehmen Resia<\/a>, das seit Juni zur Reed & Mackay-Familie geh\u00f6rt, nutzte seine gut etablierten Beziehungen in der Reisebranche, um diese Herausforderungen effektiv zu bew\u00e4ltigen und so vielen Menschen die Reise ihres Lebens zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n

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Bildnachweis: Scouts Schweden<\/figcaption><\/figure>\n\n

Das 25. World Scout Jamboree<\/a>, das im August stattfand, war eine der gr\u00f6\u00dften Bildungsveranstaltungen im Freien f\u00fcr junge Menschen zwischen 14 und 17 Jahren.<\/p>\n\n

Zehntausende von Pfadfindern aus der ganzen Welt kamen zusammen, um im Freien zu zelten und an Aktivit\u00e4ten teilzunehmen. Dies war eine unverzichtbare Reiseerfahrung mit der M\u00f6glichkeit, neue Freunde zu finden, andere Kulturen kennenzulernen und F\u00fchrungsqualit\u00e4ten zu entwickeln. Der reibungslose Ablauf der gesamten Operation war von entscheidender Bedeutung.<\/p>\n\n

Die diesj\u00e4hrige Veranstaltung – das Jamboree findet alle vier Jahre an einem anderen Ort statt – ist das dritte Mal, dass Resia die Reise f\u00fcr das schwedische Pfadfinderkontingent organisiert. Nach der ersten Zusammenarbeit mit der Organisation im Jahr 2015 hatte Resia dieses Jahr 2.100 Teilnehmer, die von Schweden nach S\u00fcdkorea gebracht werden sollten.<\/p>\n\n

Dar\u00fcber hinaus unterst\u00fctzte Resia mit zus\u00e4tzlichen Ausfl\u00fcgen rund um das Reiseziel w\u00e4hrend und nach der Veranstaltung. Angesichts der gro\u00dfen Zahl von Teilnehmern, f\u00fcr die eine Reise organisiert werden musste, begannen die Planungen f\u00fcr die Veranstaltung bereits im Jahr 2021.<\/p>\n\n

„Wir haben einen Vollzeit-Projektmanager f\u00fcr diese Veranstaltung abgestellt, der bei Bedarf von ein paar anderen Teammitgliedern unterst\u00fctzt wird“, sagt Niclas Levin, Senior Manager Groups & Meetings bei Resia.<\/p>\n\n

„Wir haben 49 Gruppen – mit etwa 40 Pfadfindern und vier Pfadfinderleitern pro Gruppe – f\u00fcr internationale Fl\u00fcge bei neun verschiedenen Fluggesellschaften gebucht. Au\u00dferdem buchten wir noch etwa 200 Einzeltickets mit unterschiedlichen Datums- und Zielvorgaben. Au\u00dferdem mussten wir f\u00fcr mehr als 400 Personen besondere Ern\u00e4hrungsw\u00fcnsche ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n

BEW\u00c4LTIGUNG DER HERAUSFORDERUNGEN VOR DER ABREISE<\/strong><\/h2>\n\n

Das war eine organisatorische Meisterleistung erster G\u00fcte. Resia musste daf\u00fcr sorgen, dass die Teilnehmer an acht Tagen anreisten, damit alle Teilnehmer an dem Camp und den Aktivit\u00e4ten teilnehmen konnten. Alle Pfadfinder mussten das gleiche Programm erleben. Da die schwedischen Pfadfinder das traditionelle Kubb-Spiel, zu dem auch schwere Holzkl\u00f6tze geh\u00f6ren, ihren Kollegen in aller Welt vorstellen wollten, arbeitete Resia mit den Fluggesellschaften zusammen, um sicherzustellen, dass sie das Spiel im Gep\u00e4ck mitnehmen konnten.<\/p>\n\n

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Bildnachweis: Scouts Schweden<\/figcaption><\/figure>\n\n

DIE BEDEUTUNG VON REISEPARTNERSCHAFTEN<\/strong><\/h2>\n\n

„Die Wahl des richtigen DMC-Partners war von entscheidender Bedeutung, da wir bei dieser Veranstaltung nicht vor Ort waren und in der Lage sein mussten, zuverl\u00e4ssig zu buchen“, so Levin weiter. „Eine DMC-Vertretung, mit der wir in Schweden zusammenarbeiten, Travel Collection, empfahl KR Hospitality & Events<\/a>.<\/p>\n\n

„Resia reiste nach S\u00fcdkorea, um sie zu treffen. Wir haben uns f\u00fcr die Zusammenarbeit mit dieser Agentur entschieden, weil sie \u00fcber gro\u00dfe Erfahrung mit Gro\u00dfveranstaltungen, einschlie\u00dflich der Olympischen Spiele, verf\u00fcgt. Au\u00dferdem hatte der Inhaber des Unternehmens in Europa gelebt und kannte die Reiseanforderungen und die Mentalit\u00e4t der schwedischen Gruppe.“<\/p>\n\n

Die DMC organisierte den Bodentransport, darunter 92 Shuttlebusse zum und vom Flughafen und zu den Hotels sowie weitere 182 Busse f\u00fcr die Ausflugsfahrten im Rahmen des Programms. Die schwedischen Pfadfinder besuchten verschiedene Gebiete in Seoul, darunter die entmilitarisierte Zone und das Odusan-Observatorium, und unternahmen auch Ausfl\u00fcge in die Stadt Busan.<\/p>\n\n

BEREITSTELLUNG VON REISEL\u00d6SUNGEN BEI EXTREMWETTERLAGEN<\/strong><\/h2>\n\n

Selbst eine gut geplante Veranstaltung kann unvorhersehbare Faktoren wie extreme Wetterverh\u00e4ltnisse nicht vorhersehen. W\u00e4hrend des Jamborees gab es nicht nur eine, sondern gleich zwei Wetterkapriolen zu \u00fcberstehen. Der erste war die hohe Temperatur, der zweite die Gefahr eines Taifuns, der den Campingplatz treffen k\u00f6nnte. Die Pfadfinder mussten schnell entscheiden, das Lager zu schlie\u00dfen und alle 40.000 Teilnehmer umzusiedeln.<\/p>\n\n

„Der Notfallplan wurde in Zusammenarbeit mit der s\u00fcdkoreanischen Regierung und vielen lokalen Zulieferern erstellt“, sagt Levin.<\/p>\n\n

„An nur einem Tag holten 1.000 Busse die Teilnehmer ab und brachten sie zu 130 verschiedenen Aufenthaltsorten in Seoul. Wir hielten Kontakt zu den Pfadfinderleitern und Lieferanten am neuen Standort. Damit sollte sichergestellt werden, dass der Rest des Programms wie geplant durchgef\u00fchrt werden konnte. Wir haben hier einen gro\u00dfartigen Kundenservice von unserer DMC erhalten – sie waren fantastisch.“<\/p>\n\n

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Bildnachweis: Scouts Schweden<\/figcaption><\/figure>\n\n

Klare Kommunikationswege sind ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Strategie von Resia bei der Planung gro\u00dfer Reiseprogramme. Levin erkl\u00e4rt, wie sie getrennte Gespr\u00e4chsstr\u00e4nge \u00fcber Flugreisen, Bodentransport, Hotels, Ausfl\u00fcge und das Wetter f\u00fchren.<\/p>\n\n

„Wir halten uns die ganze Zeit \u00fcber alles, was mit der Veranstaltung zu tun hat, auf dem Laufenden“, sagt er. „Wir hatten einen Notfallplan f\u00fcr den Fall, dass wir die Reisepl\u00e4ne f\u00fcr die letzte Etappe der Reise \u00e4ndern mussten, da sie (aufgrund der Wetterbedingungen) nach Seoul verlegt worden waren. Wir mussten die Abfahrtszeiten f\u00fcr die Busse \u00e4ndern, die die Pfadfinder nach Busan bringen sollten.<\/p>\n\n

Dar\u00fcber hinaus musste Resia auf der R\u00fcckreise mehrere verlorene P\u00e4sse der schwedischen Delegation ausfindig machen. „Wir haben eng mit den Fluggesellschaften zusammengearbeitet, und die Leitung der Pfadfinder hat sich mit der schwedischen Botschaft in Seoul in Verbindung gesetzt, um Kopien der P\u00e4sse zu erhalten, so dass wir keine Fl\u00fcge streichen mussten“, f\u00fcgt Levin hinzu.<\/p>\n\n

EIN ERFOLGREICHES ERGEBNIS<\/strong><\/h2>\n\n

Alle 2.100 Teilnehmer aus Schweden reisten problemlos nach S\u00fcdkorea und wieder zur\u00fcck, obwohl sie mit einer Reihe von externen Herausforderungen konfrontiert waren. Resias Hauptansprechpartner bei den schwedischen Pfadfindern, Oscar Sund\u00e5s, bezeichnete die gesamte Veranstaltung als gro\u00dfen Erfolg. „Die Teilnehmer hatten eine tolle Zeit, in der sie neue Freunde aus der ganzen Welt kennenlernten, an Aktivit\u00e4ten teilnahmen und S\u00fcdkorea erlebten“, sagt er. „Dank der guten Organisation bei der An- und Abreise unserer schwedischen Gruppen zum Jamboree hat alles gut geklappt, auch bei den ver\u00e4nderten Rahmenbedingungen.“<\/p>\n\n

Kontakt aufnehmen<\/a><\/p>\n\n

Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bed\u00fcrfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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